Médiathèque et bibliothèque : gérer les inscriptions aux ateliers, à l’heure du conte et aux clubs de lecture
Pour gérer les inscriptions aux animations d’une médiathèque, publiez une page par animation (heure du conte, atelier numérique, club de lecture) avec ses dates et son nombre de places.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Le lien va sur le site de la bibliothèque, le portail du réseau et le bulletin municipal ; un QR code va sur l’affiche du hall. Les usagers s’inscrivent sans compte, l’agent inscrit lui-même ceux qui passent à la banque de prêt, et chacun reçoit un rappel avant la séance.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Pourquoi les inscriptions débordent à la banque de prêt
Les animations d’une médiathèque ont presque toujours des places comptées. Les inscriptions arrivent au téléphone, à la banque de prêt, par courriel, sur un cahier.
Le cahier n’est consultable que sur place, ne dit pas combien de personnes viennent avec un enfant, et disparaît quand la collègue qui le tient est absente. Une page par animation règle ces trois points.
Trois animations, trois réglages
Heure du conte ou bébés lecteurs : compter en personnes, enfants et accompagnants ; un parent inscrit plusieurs enfants en une fois.
Atelier numérique ou aide aux démarches : jauge = postes ou places assises ; poser une question sur l’appareil ou le niveau.
Club de lecture ou atelier d’écriture : petit groupe ; habitués qui réservent plusieurs dates.
Une activité par animation, avec ses dates
Créez une activité par type d’animation. Pour une animation qui revient, répétez la séance jusqu’à une date de fin, jusqu’à 52 dates. Le titre, la description et le lieu ne s’écrivent qu’une fois.
Chaque date a sa propre liste. Le nombre de places vaut pour toutes les dates ; si une séance a lieu dans une salle plus petite, publiez-la à part. Le lien de la série ne change pas d’une date à l’autre. Voir Gérer les réservations d’un cours collectif.
Dans la description : public visé, présence d’un adulte, salle, ce qu’il faut apporter, gratuité ou participation à la régie, consigne d’annulation.
Comptez les enfants et les accompagnants : une place pour chacun, sinon le tapis déborde.
L’heure du conte : compter enfants et parents
Un parent vient rarement seul. La personne qui réserve indique combien de personnes viennent, et la réservation retire autant de places. Fixez la jauge accompagnants compris.
Elle peut nommer chaque participant. Si vous avez besoin de l’âge, ajoutez une question posée à chaque participant. Si un enfant est malade, le parent retire ce seul participant sans annuler toute la réservation. Voir Inscrire un groupe en une réservation.
L’inscription en ligne ne remplace pas une autorisation parentale quand une animation accueille des enfants sans leurs parents.
Atelier numérique et club de lecture
Pour un atelier numérique, ajoutez une question à choix sur l’appareil. La veille, l’écran « Réponses » en donne la synthèse. Deux horaires : deux dates dans la même activité, un seul lien.
Pour un club de lecture, chacun coche les dates où il sera là, jusqu’à vingt à la fois. Après une séance, les participants peuvent suivre vos prochaines dates. Voir Faire revenir vos participants.
Diffuser le lien et inscrire à l’accueil
Diffusez le lien sur le site, le programme trimestriel, le bulletin municipal, et sur une affiche dans le hall avec le QR code. Le QR code mène à la page de l’organisateur : une seule affiche pour tout le programme. Pour une commune : Illiwap et les inscriptions.
Une partie du public n’utilise pas Internet. L’agent l’inscrit depuis son espace, à partir d’un appel ou d’un passage à la banque de prêt. La place est décomptée comme les autres.
Rappels, désistements et jour de l’animation
Chaque inscrit reçoit un rappel : la veille à 18 h pour une séance du matin, quatre heures avant sinon, par e-mail, et par SMS si un numéro a été laissé. Voir Réduire les absences.
Un usager empêché annule depuis son e-mail. Sous une séance complète, on peut demander à être prévenu ; la première personne qui réserve obtient la place, jusqu’à 2 heures avant le début. Voir Liste d’attente en ligne.
Le jour J, ouvrez la liste sur tablette ou imprimez la feuille d’émargement. Le pointage est conservé pour le bilan d’activité.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Ce n’est pas un SIGB : Agendao ne gère ni les prêts, ni les abonnés, ni les cartes de lecteur. Il tient les places des animations.
Agendao n’encaisse rien. Une participation éventuelle s’affiche et se règle à la régie. Pas d’annuaire des animations : chaque page vit par son lien, porté par votre site et vos affiches.
Pour que toute l’équipe gère les animations, créez le compte avec l’adresse partagée de la médiathèque.
Questions fréquentes
Les usagers doivent-ils avoir une carte de la médiathèque pour s’inscrire en ligne ?
Agendao ne connaît pas vos cartes de lecteur. Si l’animation est réservée aux inscrits de la bibliothèque, écrivez-le dans la description et vérifiez à l’accueil.
Un parent peut-il inscrire plusieurs enfants à l’heure du conte ?
Oui, en une seule réservation. Chaque personne compte une place, et le parent peut nommer chaque enfant.
Comment inscrire une personne qui n’utilise pas Internet ?
L’agent l’ajoute depuis son espace, à partir d’un appel ou d’un passage à l’accueil.
Peut-on publier tout le programme du trimestre d’un coup ?
Oui. Chaque animation récurrente reçoit toutes ses dates en une fois, et le QR code de votre page d’organisateur mène à l’ensemble.
Que faire si le club de lecture n’a pas assez d’inscrits ?
Agendao ne fixe pas de minimum : c’est à vous d’en décider. Si vous reportez la séance, tous les inscrits sont prévenus et gardent leur place.
Où sont hébergées les données des usagers ?
Dans l’Union européenne. Elles ne sont ni revendues ni utilisées à des fins publicitaires ; le détail figure dans la politique de confidentialité d’Agendao.