Réduire les absences à vos séances : rappels par e-mail et SMS
Une place réservée qui reste vide coûte deux fois : la personne n’est pas là, et personne d’autre n’a pu prendre sa place. La cause est presque toujours la même — un oubli, ou un empêchement que personne ne vous a signalé.
Mis à jour le 13 septembre 2026
Agendao traite les deux : un rappel automatique avant la séance, et une annulation que le participant peut faire seul.
Le rappel part tout seul, juste avant la séance
Un e-mail de rappel part automatiquement juste avant la séance : la veille au soir pour une séance du matin, quelques heures avant pour une séance de l’après-midi ou du soir. Vous n’avez ni case à cocher ni message à rédiger, et le rappel reprend le lieu, le point de rendez-vous et ce qu’il faut apporter.
Chaque personne ne le reçoit qu’une fois. Les envois sont tracés un par un, donc un rappel ne peut pas partir en double, et les personnes qui ont annulé entre-temps en sont exclues.
Le SMS, pour ceux qui ne lisent pas leurs e-mails
Le même rappel part aussi par SMS aux personnes qui ont laissé un numéro de téléphone. C’est le canal qui demande le moins d’effort au destinataire : le message s’affiche sur l’écran du téléphone, sans boîte de réception à ouvrir ni onglet promotions où se perdre.
Le téléphone est facultatif au moment de l’inscription : les personnes qui ne le donnent pas reçoivent l’e-mail seul, et rien n’est bloqué pour autant. Les SMS partent dans la limite du crédit SMS de votre compte ; sans crédit, le rappel part par e-mail seulement.
Une annulation vaut mieux qu’une chaise vide
Rappeler quelqu’un qui ne pourra pas venir n’est pas un envoi perdu : c’est le moment où il vous le dit. L’e-mail de confirmation reçu à l’inscription contient un lien personnel qui permet, à tout instant, de revoir sa réservation et de l’annuler en deux clics.
Dès qu’une personne annule, sa place revient au décompte affiché sur la page publique : elle redevient réservable par quelqu’un d’autre jusqu’à la fermeture des inscriptions, 24 heures avant le début. Vous êtes prévenu par e-mail, avec le motif si la personne a bien voulu l’indiquer.
L’inverse existe aussi : vous pouvez annuler une inscription depuis votre espace organisateur, et le participant en est informé par e-mail.
Savoir qui ne s’est pas présenté
Le jour de la séance, vous pointez les personnes à mesure qu’elles arrivent. Ce pointage reste attaché à l’inscription : après coup, vous savez qui est venu et qui n’est pas venu sans avoir prévenu.
C’est ce qui vous permet de traiter les absences répétées à partir de faits, et non d’une impression.
Questions fréquentes
Dois-je déclencher les rappels moi-même ?
Non. Le rappel part automatiquement pour toute activité publiée, sans aucune action de votre part.
À quel moment exactement le rappel part-il ?
La veille au soir pour une séance du matin, quelques heures avant pour une séance de l’après-midi ou du soir — jamais à heure fixe.
Un participant peut-il recevoir deux fois le même rappel ?
Non. Chaque rappel envoyé est enregistré ; une inscription déjà rappelée est écartée des envois suivants.
Que reçoit une personne qui n’a pas donné son numéro ?
L’e-mail de rappel, comme tout le monde. Le téléphone est facultatif : seul le SMS supplémentaire lui manque.
Une annulation libère-t-elle vraiment la place ?
Oui, immédiatement. Le nombre de places restantes affiché sur la page publique remonte, et la place peut être reprise par quelqu’un d’autre.