Gérer les inscriptions à un atelier

1Fixer le nombre de places

Vous indiquez un nombre de places à la création de l’activité. Chaque personne inscrite en consomme une : une réservation pour deux en prend deux. La page publique signale quand il ne reste que deux places ou moins.

Quand la dernière place part, l’activité passe en « complet » et le bouton de réservation disparaît de lui-même. Vous n’avez rien à fermer manuellement : personne ne peut réserver une place qui n’existe pas.

2Voir qui est inscrit

Votre espace organisateur liste les inscrits de chaque activité : nom, adresse e-mail, téléphone s’il a été renseigné, et le nombre de personnes si l’inscription porte sur plusieurs participants.

Vous pouvez aussi ajouter quelqu’un à la main — une personne qui vous a répondu par téléphone ou de vive voix — pour que votre liste reste le reflet exact de qui sera là.

3L’inscription est ferme dès le clic

Quand quelqu’un réserve, sa place est prise immédiatement. Il n’y a pas d’étape de validation de votre part qui laisserait la demande en suspens : ce que le participant voit à l’écran est définitif, et votre compteur de places restantes est juste.

C’est un choix délibéré. Sans cela, deux personnes peuvent réserver la dernière place en même temps, et l’une des deux doit être déçue après coup.

Une seule exception : les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début. Après, un participant peut vous envoyer une demande de place, que vous acceptez ou refusez.

4Suspendre les réservations

Il arrive qu’il faille arrêter les inscriptions sans annuler l’activité : une salle à reconfirmer, un doute sur la date. Vous pouvez mettre l’activité en pause.

La page reste en ligne et les inscrits déjà confirmés le restent, mais aucune nouvelle réservation n’est acceptée tant que vous n’avez pas relancé.

5Exemple : un atelier numérique en petit groupe

Exemple fictif, pour illustrer. Une médiathèque propose un atelier « Prendre en main son smartphone » : niveau débutant, deux heures, six places. La capacité ne vient pas de la salle mais de l’accompagnement : une animatrice peut suivre six personnes, pas douze.

La description dit à qui l’atelier s’adresse et ce qu’il faut apporter. Deux questions sont posées à chaque participant, pour que les réponses arrivent nom par nom même quand quelqu’un réserve pour deux.

La veille, l’animatrice lit les réponses dans la liste des inscrits : quatre Android, deux iPhone, trois personnes qui veulent envoyer des photos. Elle regroupe les participants par appareil et prépare sa démonstration à partir de là. Le même schéma sert à une table de conversation en langues, où la question porte sur le niveau.

• Niveau, dans la description : « Débutant, aucune connaissance demandée. »
• Matériel à apporter : « Votre téléphone chargé, et vos codes (identifiant et mot de passe de votre compte). »
• Capacité : 6 places, une par personne accompagnée.
• Question à chaque participant : « Quel téléphone utilisez-vous ? » — Android, iPhone, je ne sais pas.
• Question à chaque participant : « Qu’aimeriez-vous savoir faire ? » — réponse libre.

6En Belgique, en Suisse et au Luxembourg

Agendao fonctionne de la même façon pour une ASBL de Liège, une association genevoise ou une a.s.b.l. luxembourgeoise. Dans le champ du lieu, le drapeau indique le pays : les adresses proposées sont celles de ce pays, et la page publique affiche la ville avec son code postal.

Le prix suit le pays de l’activité : en francs suisses en Suisse, en euros en Belgique et au Luxembourg. Il se règle sur place, comme partout : Agendao n’encaisse rien.

Les participants donnent leur numéro avec l’indicatif de leur pays (+32, +41, +352). Le rappel leur arrive par SMS, comme en France, dans la limite de votre crédit.

Questions fréquentes

Agendao.fr pour ce cas

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