Gérer les inscriptions à un atelier
Un atelier a un nombre de places fini. Il faut savoir combien il en reste, à qui elles vont, et pouvoir dire non sans gêne.
Mis à jour le 2 octobre 2026
Voici comment Agendao traite ces trois points.
Fixer le nombre de places
Vous indiquez un nombre de places à la création de l’activité. Chaque personne inscrite en consomme une. Une réservation pour deux en prend deux.
La page publique signale quand il ne reste que deux places ou moins.
Quand la dernière place part, l’activité passe en « complet ». Le bouton de réservation disparaît de lui-même. Vous n’avez rien à fermer à la main.
Voir qui est inscrit
Votre espace organisateur liste les inscrits de chaque activité : nom, adresse e-mail, téléphone s’il a été renseigné, et nombre de personnes si l’inscription en porte plusieurs.
Vous pouvez aussi ajouter quelqu’un à la main, par exemple une personne qui vous a répondu par téléphone ou de vive voix.
Votre liste reste ainsi le reflet exact de qui sera là.
Ce que le participant voit à l’écran est définitif, et votre compteur de places restantes est juste.
L’inscription est ferme dès le clic
Quand quelqu’un réserve, sa place est prise immédiatement. Vous n’avez aucune validation à donner. La demande ne reste pas en suspens.
C’est un choix délibéré. Sans cela, deux personnes peuvent réserver la dernière place en même temps, et l’une des deux est déçue après coup.
Une seule exception : les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début. Après, un participant peut vous envoyer une demande de place, que vous acceptez ou refusez.
Suspendre les réservations
Il arrive qu’il faille arrêter les inscriptions sans annuler l’activité : une salle à reconfirmer, un doute sur la date. Vous pouvez alors mettre l’activité en pause.
La page reste en ligne. Les inscrits déjà confirmés le restent.
Aucune nouvelle réservation n’est acceptée tant que vous n’avez pas relancé.
Exemple : un atelier numérique en petit groupe
Exemple fictif, pour illustrer. Une médiathèque propose un atelier « Prendre en main son smartphone » : niveau débutant, deux heures, six places.
La capacité ne vient pas de la salle mais de l’accompagnement. Une animatrice peut suivre six personnes, pas douze.
La description dit à qui l’atelier s’adresse et ce qu’il faut apporter. Deux questions sont posées à chaque participant, pour que les réponses arrivent nom par nom, même quand quelqu’un réserve pour deux.
La veille, l’animatrice lit les réponses dans la liste des inscrits : quatre Android, deux iPhone, trois personnes qui veulent envoyer des photos. Elle regroupe les participants par appareil et prépare sa démonstration.
Le même schéma sert à une table de conversation en langues, où la question porte sur le niveau.
- Niveau, dans la description : « Débutant, aucune connaissance demandée. »
- Matériel à apporter : « Votre téléphone chargé, et vos codes (identifiant et mot de passe de votre compte). »
- Capacité : 6 places, une par personne accompagnée.
- Question à chaque participant : « Quel téléphone utilisez-vous ? » — Android, iPhone, je ne sais pas.
- Question à chaque participant : « Qu’aimeriez-vous savoir faire ? » — réponse libre.
En Belgique, en Suisse et au Luxembourg
Agendao fonctionne de la même façon pour une ASBL de Liège, une association genevoise ou une a.s.b.l. luxembourgeoise.
Dans le champ du lieu, le drapeau indique le pays. Les adresses proposées sont celles de ce pays, et la page publique affiche la ville avec son code postal.
Le prix suit le pays de l’activité : en francs suisses en Suisse, en euros en Belgique et au Luxembourg. Il se règle sur place, comme partout : Agendao n’encaisse rien.
Les participants donnent leur numéro avec l’indicatif de leur pays (+32, +41, +352). Le rappel leur arrive par SMS, comme en France, dans la limite de votre crédit.
Questions fréquentes
Les participants doivent-ils créer un compte pour s’inscrire ?
Non. Ils réservent depuis la page publique de votre activité, sans compte.