Gérer les inscriptions de votre association
Une page par date, partagée par lien, avec ses places et ses inscrits. Vos adhérents s’inscrivent sans créer de compte, et vous arrivez le jour J avec une liste juste.
Créer une activité
Le travail invisible du bureau
L’activité, vous savez la faire. Ce qui use, c’est ce qu’il y a autour : l’annonce recopiée dans trois canaux, les réponses qui arrivent par SMS, par e-mail et de vive voix à la fin de la séance précédente, et le tableur que quelqu’un tient à jour — souvent une seule personne, toujours la même.
Quand cette personne n’est pas là, plus rien n’est à jour. Quand elle passe la main, le tableur part avec elle, et le suivant recommence un fichier neuf.
Le jour J, on découvre qu’on est douze pour huit places, ou huit pour vingt-cinq chaises sorties la veille.
Ce que ça change
Chaque date a sa page, avec son nombre de places. Vous partagez un lien : dans le groupe, dans la lettre d’information, sur l’affiche du foyer, dans le bulletin municipal.
La page signale quand il ne reste que deux places ou moins, et passe en « Complet » d’elle-même quand la dernière part. Personne n’a à demander « est-ce qu’il reste de la place ? », et personne n’a à répondre.
Ce qui se passe autour de l’activité cesse de dépendre d’une mémoire : la liste vit sur la page, pas dans un fichier posé sur un ordinateur.
Bénévolat, nettoyage collectif, entraide : des créneaux à pourvoir
Une action associative a souvent besoin d’un nombre précis de personnes : six bénévoles pour tenir l’accueil d’une fête de quartier, vingt pour un nettoyage des berges, quatre pour une permanence d’entraide. Vous publiez chaque créneau avec son horaire et son nombre de places : quand il est complet, les inscriptions s’y arrêtent, et les bénévoles suivants se tournent vers un autre créneau.
Une personne référente publie les créneaux depuis son compte et partage le lien au collectif. Les bénévoles s’inscrivent sans compte, pour eux seuls ou à plusieurs, et une question à l’inscription vous dit qui apporte des gants ou peut prêter une remorque.
Le jour venu, la liste de chaque créneau est à jour. La répartition des tâches sur place, l’assurance et le matériel restent à organiser de votre côté.
Ce que vous pouvez vérifier
- Gratuit — Créer et publier une activité ne coûte rien.
- Sans installation — Tout se passe dans le navigateur, sur ordinateur comme au téléphone.
- Sans compte pour les participants — Ils réservent depuis la page de votre activité, en une fois.
Les fonctions qui servent à une association
Publier une activité qui revientPlusieurs dates sous une même activité, chacune avec ses places et ses inscrits.Gérer les inscriptions et les placesFixez un nombre de places, suivez ce qu’il reste, mettez en pause quand il le faut. Sans validation manuelle.Savoir qui vient, et ce qu’il a réponduLa liste de vos inscrits, leurs réponses à vos questions, et l’émargement le jour J.Ajouter quelqu’un vous-mêmeInscrivez à la main la personne qui vous a répondu de vive voix ou par téléphone.Une saison, sans tableur
Une association de quartier publie son atelier cuisine du jeudi : dix places, salle du foyer, 18 h 30, apporter un tablier. Les dates de tout le trimestre sont créées d’un coup, chacune avec ses dix places.
Le lien part dans la lettre d’information et sur l’affiche du hall. Une adhérente s’inscrit pour elle et sa voisine ; une autre personne, qui a vu l’affiche et n’est pas adhérente, s’inscrit aussi — la page est publique.
Le mardi, quelqu’un appelle la présidente : elle l’ajoute à la main depuis son téléphone. Le mercredi soir, une désinscription libère une place, qui repart dans la nuit. Le jeudi, la liste est à l’écran et l’émargement se fait en arrivant.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse rien : ni adhésion, ni participation, ni don. Il n’émet aucun reçu, fiscal ou non. Pour tout ce qui touche à l’argent, une association est mieux servie par un service dédié — nous en avons écrit la comparaison honnête dans le guide « HelloAsso ou Agendao ».
Ce n’est pas non plus un outil de gestion d’adhérents : il ne tient pas de fichier de membres, ne relance pas les cotisations et ne gère pas d’assemblée générale. Il répond à une seule question, celle de savoir qui vient à quoi.
Questions fréquentes
Faut-il être déclaré en association pour utiliser Agendao ?
Non. Aucun statut n’est demandé et aucun justificatif n’est vérifié : un collectif d’habitants ou une personne seule publie exactement comme une association déclarée.
Plusieurs bénévoles peuvent-ils gérer les inscriptions ?
Pas encore. Un compte appartient à une personne, et les activités qu’elle publie sont visibles depuis son espace seul. En pratique, les associations qui utilisent Agendao désignent la personne qui publie, et partagent le lien public aux autres.
Agendao peut-il encaisser les adhésions ou une participation ?
Non, et c’est volontaire. Le prix d’une activité s’affiche à titre d’information ; le règlement se fait directement entre le participant et vous. Pour encaisser en ligne, une association passe par un service dédié comme HelloAsso.
Et pour une activité qui revient chaque semaine ?
Vous publiez l’activité une fois avec toutes ses dates : chacune a ses propres places et ses propres inscrits, et le participant choisit la sienne sur la même page.
Que voient les personnes qui ne sont pas adhérentes ?
La page d’une activité est publique : elle s’ouvre sans compte, depuis un lien. C’est ce qui permet de la mettre dans un bulletin municipal ou sur une affiche, et à quelqu’un qui ne vous connaît pas encore de s’inscrire.
Publier votre première activité
Quelques minutes suffisent, et vous n’avez pas besoin de créer un compte avant de commencer.
Créer une activité