Gérer les inscriptions aux formations internes et aux ateliers
Une page par session, avec son horaire, sa salle et ses places. Les collaborateurs s’inscrivent depuis un lien envoyé par e-mail ou sur Teams, sans créer de compte, et vous avez la liste d’appel à jour.
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L’atelier ouvert aux volontaires
Une formation obligatoire tient dans une invitation Outlook : les ressources humaines connaissent les participants et les ajoutent à leur agenda. Un atelier ouvert aux volontaires, lui, se remplit autrement.
Les réponses arrivent par e-mail, par Teams, de vive voix à la machine à café. Quelqu’un les reporte dans un tableur, ajoute les inscrits un par un à la réunion, compte les places, et répond « c’est complet » aux derniers. Avec deux horaires, il tient deux listes et vérifie que personne n’est inscrit aux deux.
Et quand un collaborateur se désiste la veille, sa place reste vide : personne ne sait qu’elle s’est libérée, ni qui la voulait.
Ce que ça change
Chaque session a sa page, avec son horaire, sa salle et son nombre de places. Vous envoyez un seul lien ; chacun choisit son horaire et s’inscrit lui-même. La session passe en « Complet » d’elle-même quand la dernière place part.
Les rappels partent sans vous : une semaine avant pour qui s’est inscrit tôt, puis la veille ou quelques heures avant, par e-mail et par SMS quand le collaborateur a laissé son numéro. Un désistement libère la place aussitôt, et les personnes en liste d’attente sont prévenues.
Le jour J, vous pointez les présents sur votre téléphone ou sur une feuille imprimée. Et quand une nouvelle session s’ouvre, les collègues abonnés à votre page la reçoivent par e-mail.
Ce que vous pouvez vérifier
- Gratuit — Créer et publier une activité ne coûte rien.
- Sans installation — Tout se passe dans le navigateur, sur ordinateur comme au téléphone.
- Sans compte pour les participants — Ils réservent depuis la page de votre activité, en une fois.
Les fonctions qui servent à un service
Publier une activité qui revientPlusieurs dates sous une même activité, chacune avec ses places et ses inscrits.Gérer les inscriptions et les placesFixez un nombre de places, suivez ce qu’il reste, mettez en pause quand il le faut. Sans validation manuelle.Confirmations et rappelsUne confirmation dans la minute, un dernier rappel juste avant l’activité, et vos nouvelles réservations réunies le matin et le soir.Savoir qui vient, et ce qu’il a réponduLa liste de vos inscrits, leurs réponses à vos questions, et l’émargement le jour J.Un atelier qualité, de l’e-mail à la salle
Exemple fictif. Le service qualité d’une entreprise de quatre cents personnes organise un atelier sur la revue de processus. Deux sessions : 9 h et 14 h, douze places chacune, salle du deuxième étage. Le lien part dans la lettre interne et sur le canal Teams des managers.
En deux jours, la session du matin est complète. Les suivants s’inscrivent l’après-midi, ou rejoignent la liste d’attente du matin. La veille, un collaborateur annule depuis son e-mail : la première personne en attente qui confirme prend sa place.
Le jour même, la responsable qualité ouvre la liste sur sa tablette et coche les présents. Elle n’a rien recopié, et le service sait qui a suivi l’atelier.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’inscrit personne d’office et n’écrit pas dans l’agenda des collaborateurs : chacun s’inscrit, puis ajoute la session à son agenda s’il le souhaite. Il ne crée pas de réunion Teams.
Ce n’est pas un logiciel de gestion de la formation : pas de plan de formation, pas de suivi des heures, pas de facturation. Agendao n’encaisse rien. Il tient les places et la liste d’une session, ce qui suffit à beaucoup d’ateliers internes.
Vous hésitez avec une simple réunion Outlook ? Lisez notre comparatif invitation Outlook ou page d’inscription.
Questions fréquentes
Les collaborateurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils s’inscrivent depuis la page de la session avec leur nom et leur adresse e-mail, puis reçoivent une confirmation par e-mail. L’écran de confirmation propose d’ajouter la session à leur agenda, Outlook compris.
Plusieurs personnes du service peuvent-elles gérer les sessions ?
Oui, en créant le compte avec l’adresse d’une boîte aux lettres partagée du service, par exemple formation@ ou qualite@. La connexion se fait par un code envoyé à cette adresse : chaque membre du service y a accès, et les notifications y arrivent pour tous.
Faut-il un bon de commande ou un contrat ?
Non. Publier une session est gratuit et ne donne lieu à aucune facturation : ni devis, ni abonnement, ni engagement. Un service peut l’essayer sur un seul atelier, sans procédure préalable.
Où sont hébergées les données des collaborateurs ?
Principalement dans l’Union européenne. Les données saisies ne sont ni revendues ni utilisées à des fins publicitaires, et la mesure d’audience ne démarre qu’après consentement explicite du visiteur. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.
Et pour une formation obligatoire ?
Gardez l’invitation Outlook : quand la liste des participants est décidée d’avance, l’ajouter à leur agenda reste le plus simple. Agendao sert quand la participation est libre et les places comptées.
Essayer sur un atelier
Quelques minutes suffisent, et rien n’engage votre entreprise : publier est gratuit et sans facturation.
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