Gérer les réservations d’un cours collectif : dates, places et annulations
Vous donnez un cours collectif chaque semaine, avec un nombre de places limité : danse, chant, conversation en langues, atelier numérique. Avec Agendao.fr, toutes les dates vivent sous une même activité. Chaque séance a ses propres places et sa propre liste d’inscrits, et vos élèves choisissent leurs dates depuis un seul lien, sans créer de compte.
Mis à jour le 3 octobre 2026
Agendao tient le compte des places de chaque date, envoie la confirmation et les rappels, ferme les réservations en ligne deux heures avant le début et laisse chaque participant annuler lui-même jusqu’au début de la séance. Il n’encaisse pas les paiements : si vos cours sont payants, le règlement se fait en dehors de l’application.
Voici le parcours, de la création des dates à la liste des inscrits de la prochaine séance.
Créer l’activité et ses dates
Vous décrivez le cours une seule fois : titre, lieu, description, durée et prix. Vous choisissez ensuite le rythme, chaque semaine ou chaque mois, et la date de fin. Agendao crée toutes les séances d’un coup, jusqu’à 52 dates sur les douze mois à venir.
Rien ne se prolonge tout seul. Quand la série touche à sa fin, vous ajoutez les dates suivantes depuis votre espace, et elles rejoignent la même page.
Fixer le nombre de places
Vous indiquez un nombre de places, de 1 à 500. Il vaut pour chaque séance de la série, et chaque séance tient son propre compte : une réservation pour deux personnes retire deux places à cette date-là, et à aucune autre.
Si vous changez ce nombre en cours de route, le changement s’applique à toutes les séances à venir. Il ne peut pas descendre sous le nombre de places déjà prises à l’une d’elles : personne ne perd sa place parce que vous avez réduit la jauge.
Partager un seul lien
La série a une seule page publique, qui liste ses prochaines dates. C’est ce lien que vous envoyez à vos élèves, dans le groupe de la classe, par e-mail ou sur votre site, et il reste le même d’une semaine à l’autre.
Le QR code proposé au partage mène à votre page d’organisateur, qui présente toutes vos activités à venir. Il reste valable quand les dates passent : c’est celui qu’il faut imprimer pour l’afficher dans la salle.
Laisser vos élèves réserver leurs dates
Sur la page, chaque élève coche les dates qui lui conviennent : une seule, quelques-unes, ou toutes d’un geste, jusqu’à vingt à la fois. Il indique son prénom, son nom et son adresse e-mail, et son téléphone s’il le souhaite. Pas de compte à créer ni de mot de passe : la confirmation arrive par e-mail.
Il peut réserver pour plusieurs personnes. Chaque date cochée perd alors autant de places qu’il y a de personnes.
Tant qu’il reste de la place, la liste des dates n’affiche aucun compteur. Elle signale « Plus que 2 places », puis « Plus qu’une place », et enfin « Complet ». Le formulaire de réservation, lui, indique les places encore libres, pour ajuster le nombre de personnes.
Les réservations en ligne ferment deux heures avant le début de chaque séance. Passé ce délai, un élève peut encore vous envoyer une demande de place, que vous acceptez ou refusez.
Cocher plusieurs dates réserve ces dates-là, et elles seules. Ce n’est pas un abonnement : les séances que vous ajouterez plus tard se réservent à leur tour.
Une séance complète, un désistement
Une séance complète passe seule en « Complet » ; les autres restent ouvertes. Sous une date complète, la page propose « Me prévenir si une place se libère » : c’est la liste d’attente, ouverte par défaut, que vous pouvez fermer séance par séance.
Un élève qui ne peut plus venir annule lui-même, jusqu’au début de la séance : depuis le lien de son e-mail de confirmation, ou depuis « Modifier ou annuler ma réservation » sur la page, avec sa seule adresse e-mail. S’il avait réservé plusieurs dates, il annule chacune séparément.
La place revient aussitôt dans le compte. Jusqu’à la fermeture des réservations, deux heures avant le début, elle peut être réservée de nouveau en ligne, et les personnes en attente reçoivent un e-mail : la première qui réserve l’obtient. Après la fermeture, il n’y a plus ni alerte ni réservation en ligne ; seule une demande de place reste possible.
Vous pouvez aussi annuler une réservation vous-même depuis la liste des inscrits, ou fermer les inscriptions d’une seule séance.
Voir qui vient à la prochaine séance
Dans votre espace, la série s’ouvre sur sa prochaine date : vous voyez combien de places sont prises sur le total, puis la liste des inscrits, avec le nombre de personnes de chaque réservation et leurs réponses si vous avez posé des questions. Les autres dates sont à un clic, chacune avec sa propre liste.
Vos élèves reçoivent un rappel avant chaque séance où ils sont inscrits : la veille à 18 h pour un cours du matin, quatre heures avant pour les autres. Il part par e-mail, et aussi par SMS s’ils ont laissé leur numéro et qu’il vous reste du crédit SMS.
Exemple fictif : huit mardis de danse, douze places
Exemple fictif, pour illustrer. Un professeur de danse publie son cours du mardi soir, de 19 h à 20 h 30 : huit mardis d’un coup, douze places par séance, 12 € la séance réglés sur place. Il envoie le lien une fois dans le groupe de ses élèves.
Une élève coche deux mardis et réserve en une fois. Le premier mardi est complet : un autre élève demande à être prévenu si une place se libère. Quelques jours plus tard, quelqu’un annule depuis son e-mail ; la place repart, et l’alerte avec elle, puisque les réservations de cette séance ne sont pas encore fermées.
Le mardi venu, le professeur ouvre la séance du jour dans son espace et voit qui est attendu.
Chant, langues, numérique : le même besoin
Une chorale, une table de conversation en anglais, un atelier numérique pour débutants partagent la même contrainte : le groupe doit rester petit pour que chacun soit accompagné, et tout le monde ne vient pas chaque semaine.
Des dates publiées à l’avance, une jauge par séance et une annulation à la portée des participants répondent à ces deux points. Chacun réserve les séances où il sera là, et la place d’un absent revient à quelqu’un d’autre.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse aucun paiement : la page affiche le prix et précise que l’on règle sur place. Il ne gère pas non plus d’abonnement ni de carte de séances : chaque date se réserve.
Le nombre de places est le même pour toutes les séances d’une série, et un compte n’a qu’un organisateur. Agendao est gratuit. Si vous hésitez avec Doodle ou Microsoft Bookings, les comparatifs proposés en bas de page détaillent ce que fait chaque outil.
Questions fréquentes
Mes élèves peuvent-ils choisir plusieurs dates ?
Oui. Ils cochent les dates qui leur conviennent sur la page de la série, jusqu’à vingt à la fois, et réservent en une seule fois. Chaque date reste une réservation à part, qu’ils peuvent annuler seule.
Chaque séance a-t-elle ses propres places ?
Oui. Le nombre de places est fixé pour la série, mais chaque date tient son propre compte et sa propre liste d’inscrits : une séance complète ne ferme pas les autres.
Peut-on réserver pour plusieurs personnes ?
Oui. La personne qui réserve indique combien vous êtes, et chaque date choisie perd autant de places.
Que se passe-t-il quand une séance est complète ou qu’une personne annule ?
La date affiche « Complet » et propose d’être prévenu si une place se libère. Une annulation rend la place aussitôt : jusqu’à deux heures avant le début, elle se réserve de nouveau en ligne et les personnes en attente reçoivent un e-mail.
Les participants doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils réservent sans compte ni mot de passe, en donnant leur prénom, leur nom et leur adresse e-mail ; le téléphone est facultatif. Pour annuler, ils passent par le lien reçu dans l’e-mail de confirmation.
Comment encaisser si les cours sont payants ?
En dehors d’Agendao. La page affiche le prix et précise que l’on règle sur place ; Agendao n’encaisse aucun paiement.