Soirée de fin d’année et afterwork : gérer les inscriptions internes
Pour gérer les inscriptions à une soirée de fin d’année, publiez une page avec la date, le lieu et une jauge égale à la capacité de la salle. Ajoutez une question sur le régime alimentaire, autorisez la réservation à plusieurs pour les accompagnants, et envoyez un seul lien à tous les salariés. La soirée passe en « Complet » quand la jauge est atteinte, chacun annule seul, et vous transmettez au traiteur un compte exact.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Pour les afterworks qui reviennent chaque mois, la même page sert de date en date, et les collègues qui suivent vos événements sont prévenus à chaque nouvelle date.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Ce que le traiteur et la salle attendent
Avant d’ouvrir les inscriptions, demandez à vos prestataires ce dont ils ont besoin, et à quelle date. En général, trois choses : un nombre de couverts à une date fixée par le traiteur ; les régimes particuliers (végétarien, sans porc, sans gluten, allergies) ; la jauge de la salle, fixée pour des raisons de sécurité.
Le blog de l’éditeur Oui et Vous le résume bien : la capacité « n’est pas un détail technique : c’est une décision d’organisation prise avec le lieu et la restauration ». Fixez la jauge avant d’envoyer le lien, pas après les cent premières réponses.
Source : Oui et Vous : capacité, jauge et restauration pour un RSVP entreprise
Un lien interne, une jauge
Créez l’activité « Soirée de fin d’année », avec la date, l’heure d’arrivée, le lieu, et le nombre de places égal à la jauge de la salle, entre 1 et 500. Rédigez la description comme une invitation : programme, tenue, accès, heure de fin, consigne pour annuler. Envoyez le lien par e-mail, dans la lettre interne, sur l’intranet ou dans le canal Teams.
Les salariés s’inscrivent avec leur nom et leur e-mail, sans compte. L’écran de confirmation leur propose d’ajouter la soirée à leur agenda, Outlook compris. La page affiche « Plus que 2 places » quand il en reste peu, puis « Complet » quand la jauge est atteinte.
Agendao n’a pas de date de clôture réglable. Le jour où le traiteur attend votre compte, mettez l’activité en pause : la page reste en ligne, les inscrits gardent leur place, et aucune nouvelle réservation n’est acceptée. Sans pause, les réservations en ligne ferment de toute façon 2 heures avant le début. Un point à connaître : la page d’une activité est publique. Ne mettez dans la description rien que vous ne publieriez pas sur un site.
Une question par personne pour le régime : le traiteur reçoit un total exact, pas une estimation.
Accompagnants et régimes alimentaires
Si les conjoints sont invités, laissez chaque salarié réserver pour plusieurs personnes. Une réservation pour deux retire deux places de la jauge. Le salarié peut donner le prénom de son accompagnant. Voir Inscrire un groupe en une réservation. Si vous limitez à un accompagnant par salarié, écrivez-le dans la description et relisez la liste : l’outil ne bloque pas une réservation de trois personnes.
Ajoutez une question posée à chaque participant : « Régime alimentaire ou allergie ? », avec des choix (aucun, végétarien, sans porc, sans gluten) et un champ libre. Dans votre espace, l’écran des réponses donne une synthèse et s’exporte en CSV pour le traiteur. Une allergie est une donnée de santé : transmettez au traiteur ce qui lui sert, et supprimez la liste après la soirée. Voir Quelles données demander à vos inscrits.
Si les accompagnants paient une participation, affichez le prix : il s’applique à chaque personne inscrite. Agendao n’encaisse rien : le règlement se fait hors ligne, avant ou pendant la soirée.
Relances et changement de programme
Le rappel part seul : quatre heures avant une soirée, par e-mail, et par SMS si la personne a laissé son numéro, dans la limite de 20 SMS offerts par mois. Qui s’est inscrit au moins dix jours à l’avance reçoit aussi un rappel une semaine avant. C’est souvent ce rappel qui déclenche les dernières annulations, utiles pour le compte du traiteur.
Un salarié empêché annule en deux clics depuis son e-mail. Sa place revient à la jauge. Si la soirée était complète et que la liste d’attente est ouverte, toutes les personnes en attente sont prévenues, et la première qui réserve prend la place.
Si la soirée est déplacée, modifiez la date : chaque inscrit reçoit un message avec l’ancienne date barrée et la nouvelle. Voir Reporter une séance sans perdre vos inscrits. Un changement de lieu prévient par e-mail ; une annulation prévient par e-mail, et par SMS s’il reste du crédit SMS.
La liste d’accueil le soir venu
À l’entrée, la personne qui accueille ouvre la liste sur son téléphone et coche les arrivées. Si la salle capte mal, imprimez la feuille la veille. Elle vous dit aussi qui ne s’est pas présenté sans prévenir, utile pour ajuster la commande de l’an prochain. Voir Feuille d’émargement à imprimer.
Afterworks réguliers : des abonnés prévenus
Un afterwork mensuel ou un petit-déjeuner d’équipe trimestriel ne demande pas une nouvelle page à chaque fois. Publiez l’activité avec toutes ses dates : le titre et le lieu s’écrivent une fois, et chaque date garde sa jauge et ses inscrits.
Le lendemain d’un afterwork, les participants reçoivent une proposition de suivre vos prochaines dates. Ceux qui l’acceptent sont prévenus par e-mail à chaque nouvelle date publiée. Vous n’avez plus à renvoyer l’invitation à toute l’entreprise. Voir Faire revenir vos participants.
Quel outil pour quelle soirée
Agendao est gratuit, avec jauge, réservation à plusieurs, questions par personne, rappels e-mail et SMS, dates récurrentes et abonnés. Yepnope est gratuit jusqu’à 20 personnes, puis 10 € une fois par événement, avec un modèle « Événement pro » prêt à l’emploi. Evento est gratuit, avec jauge, validation des demandes par l’organisateur, et jusqu’à vingt dates d’un coup. Relevé du 24 octobre 2026 sur les pages publiques.
Yepnope a l’avantage d’e-mails à votre nom dans l’offre payante. Evento permet de valider chaque demande, utile si la direction veut garder la main sur la liste. Pour les formations et les ateliers internes, voir [Inscriptions aux formations internes](/solutions/entreprises).
Sources : Yepnope : page événement entreprise (gratuit jusqu’à 20 personnes) · Evento : page événements pro (jauge et validation des demandes)
Questions fréquentes
Les salariés doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils s’inscrivent avec leur nom et leur e-mail, puis reçoivent une confirmation avec un lien pour annuler.
Comment compter les conjoints dans la jauge ?
Laissez chaque salarié réserver pour plusieurs personnes. Chaque personne compte pour une place, et la soirée passe en « Complet » quand la jauge est atteinte.
Comment donner au traiteur le nombre de repas végétariens ?
Posez la question du régime à chaque participant. L’écran des réponses donne le total par choix, et s’exporte en CSV.
Peut-on fermer les inscriptions à une date précise ?
Il n’y a pas de date de clôture automatique. Mettez l’activité en pause le jour fixé : les inscrits gardent leur place, et personne d’autre ne peut réserver.
Peut-on faire payer les accompagnants ?
Vous pouvez afficher un prix par personne, mais Agendao n’encaisse rien. Le règlement se fait hors ligne.
Combien ça coûte ?
Rien. Publier la soirée et recevoir les inscriptions est gratuit, quel que soit le nombre d’inscrits, dans la limite de 500 places par date.