Quelles données demander à vos inscrits
Au moment de créer un formulaire, la tentation est de tout demander, au cas où. C’est presque toujours une erreur, pour ceux qui répondent comme pour vous qui devrez tout conserver.
Mis à jour le 4 septembre 2026
La règle tient en une phrase : on ne demande que ce dont on se servira, et on sait dire à quoi. Ce guide la déroule cas par cas, pour une association, un club ou un service municipal.
Chaque champ en moins est une inscription de plus qui va au bout.
La question qui tranche : à quoi va servir cette information ?
Avant d’ajouter un champ, demandez-vous ce que vous en ferez concrètement, et quand. Si la réponse est « je ne sais pas encore » ou « au cas où », le champ n’a pas sa place.
C’est le principe de minimisation du RGPD. C’est aussi le meilleur conseil pratique : chaque champ en moins est une inscription de plus qui va au bout.
Un test simple : imaginez devoir justifier ce champ auprès de la personne qui le remplit. « Votre téléphone, pour vous joindre si la sortie est annulée le matin même » se justifie tout seul. « Votre date de naissance » sur un atelier ouvert à tous ne se justifie pas.
Ce qui se demande presque toujours
Trois informations suffisent à la plupart des activités. Chacune a une raison claire.
- Le nom : savoir qui vient, et pouvoir cocher une présence le jour J.
- Une adresse e-mail : envoyer la confirmation et le rappel, et prévenir en cas de changement.
- Le nombre de personnes : une inscription couvre souvent un couple, une famille, deux collègues.
Le téléphone : utile, mais pas toujours
Le numéro se justifie quand vous en aurez besoin vite : une sortie annulée le matin même pour cause de météo, un rendez-vous déplacé d’une heure, un groupe à joindre en chemin.
Dans ce cas, dites-le à côté du champ. Les gens le donnent volontiers quand ils comprennent pourquoi.
Il ne se justifie pas pour un atelier en salle où l’e-mail de rappel suffit. Un champ facultatif est un bon compromis : ceux qui préfèrent être joignables le remplissent, les autres passent.
Santé, allergies, niveau : à manier avec précaution
Une donnée de santé n’est pas une donnée comme les autres. Le RGPD la protège spécialement, qu’il s’agisse d’une allergie alimentaire ou d’une difficulté à marcher.
On peut parfois la demander : un repas partagé ou une randonnée en montagne peuvent le justifier. Mais la barre est plus haute.
Trois précautions valent d’être prises. Demander l’information seulement quand elle change quelque chose à ce que vous ferez. Poser une question ouverte et facultative, comme « quelque chose à nous signaler pour le repas ? », plutôt qu’une case « handicap » ou une liste de pathologies. Et ne pas la faire figurer sur une liste affichée ou circulant entre bénévoles.
Le niveau ou l’expérience est un cas plus simple. Ce n’est pas une donnée sensible, et sur une activité physique, c’est une information de sécurité légitime. Formulez-la en termes d’activité, par exemple « avez-vous déjà fait une sortie de plus de 15 km ? », plutôt qu’en termes de personne.
Ce qu’il vaut mieux ne pas demander
Certains champs se glissent dans les formulaires par habitude, sans jamais servir. Les retirer ne coûte rien et vous évite d’avoir à les protéger.
- L’adresse postale, sauf si vous envoyez réellement quelque chose par la poste.
- La date de naissance complète, quand une case « majeur » ou une tranche d’âge suffirait.
- La profession, l’employeur, la situation familiale : rarement utiles à une activité de loisir.
- Un numéro d’adhérent qu’aucune de vos listes ne sait relire.
- Tout ce qui relève des opinions, des convictions ou de l’origine, sans exception.
Une liste d’inscrits n’a pas vocation à devenir un fichier permanent.
Combien de temps garder, et qui voit quoi
Une liste d’inscrits n’a pas vocation à devenir un fichier permanent. Après l’activité, gardez ce qui vous sert vraiment, souvent rien de plus qu’un décompte, et laissez partir le reste.
Une liste de diffusion pour annoncer vos prochaines dates est un traitement différent. Il demande un accord distinct de l’inscription.
Côté visibilité, la règle est la même pour tous : les réponses ne regardent que la personne qui organise. Trois pratiques courantes diffusent des coordonnées sans l’avoir voulu : une liste de participants affichée dans une salle, une capture d’écran envoyée dans un groupe, un tableur partagé par lien à tout le monde.
Ce qu’il faut dire aux inscrits
Une phrase au bas du formulaire suffit dans la plupart des cas. Elle dit qui collecte, pourquoi, combien de temps, et à qui écrire pour faire corriger ou supprimer.
Ce n’est pas une formalité. C’est ce qui distingue une liste tenue correctement d’un fichier constitué sans le dire.
Si vous organisez au nom d’une association ou d’une ville, cette phrase désigne la structure, pas la personne qui tient le tableur.
Comment Agendao s’y prend
Le formulaire de base demande le minimum : nom, adresse e-mail, nombre de personnes. Le téléphone reste facultatif. Vous ajoutez vos propres questions quand elles servent, et vous les formulez comme vous voulez.
Les réponses ne sont visibles que par vous. Les données sont hébergées dans l’Union européenne et ne sont jamais revendues. Un participant peut demander leur suppression. Créer et publier une activité est gratuit.
Ce guide décrit une pratique raisonnable, pas un avis juridique. Une structure qui traite régulièrement des données de mineurs ou de santé a intérêt à faire relire sa manière de faire.
Questions fréquentes
Peut-on demander les allergies alimentaires pour un repas ?
Oui, quand un repas est réellement servi et que la réponse change ce que vous préparez. Préférez une question ouverte et facultative — « quelque chose à nous signaler pour le repas ? » — et gardez la réponse hors des listes qui circulent.
Faut-il demander une autorisation parentale pour un mineur ?
Dès qu’une activité accueille des mineurs sans leurs parents, une autorisation écrite et un contact d’urgence sont l’usage. Le formulaire d’inscription en ligne sert à savoir qui vient ; l’autorisation se recueille à part, sur un document signé.
Combien de temps garder la liste après l’activité ?
Le temps qui vous sert : quelques semaines pour traiter les suites, puis rien de plus qu’un décompte. Conserver une liste nominative pendant des années « au cas où » est exactement ce que le RGPD cherche à éviter.
Peut-on réutiliser les adresses pour annoncer la prochaine sortie ?
Pas automatiquement : s’inscrire à une activité n’est pas s’abonner à vos annonces. Il faut un accord distinct, donné à ce moment-là, et un moyen simple de se désabonner ensuite.