Mis à jour le 2026-09-04
Au moment de créer un formulaire d’inscription, la tentation est de tout demander : on ne sait jamais, ça pourra servir. C’est presque toujours une erreur — pour les personnes qui répondent, et pour vous qui devrez conserver tout ça.
La règle tient en une phrase : on ne demande que ce dont on se servira, et on sait dire à quoi. Le reste de ce guide déroule ce que cette phrase implique, cas par cas, pour une association, un club ou un service municipal.
Avant d’ajouter un champ, demandez-vous ce que vous en ferez concrètement, et quand. Si la réponse est « je ne sais pas encore » ou « au cas où », le champ n’a pas sa place. C’est le principe de minimisation du RGPD, et c’est aussi le meilleur conseil pratique : chaque champ en moins est une inscription de plus qui va au bout.
Un test simple : imaginez devoir justifier ce champ auprès de la personne qui le remplit. « Votre téléphone, pour vous joindre si la sortie est annulée le matin même » se justifie tout seul. « Votre date de naissance » sur un atelier ouvert à tous ne se justifie pas.
Trois informations suffisent à la plupart des activités, et elles ont chacune une raison claire.
Le numéro se justifie quand vous en aurez besoin vite : une sortie qu’il faut annuler le matin même pour cause de météo, un rendez-vous déplacé d’une heure, un groupe qu’il faut joindre en chemin. Dans ce cas, dites-le à côté du champ — les gens le donnent volontiers quand ils comprennent pourquoi.
Il ne se justifie pas pour un atelier en salle où un e-mail la veille suffit. Un champ facultatif est un bon compromis : ceux qui préfèrent être joignables le remplissent, les autres passent.
Une donnée de santé n’est pas une donnée comme les autres : le RGPD la protège spécialement, et cela vaut pour une allergie alimentaire comme pour une difficulté à marcher. Cela ne veut pas dire qu’on ne peut jamais la demander — un repas partagé ou une randonnée en montagne peuvent le justifier — mais que la barre est plus haute.
Trois précautions valent d’être prises. Demander l’information seulement quand elle change quelque chose à ce que vous ferez. Poser une question ouverte et facultative — « quelque chose à nous signaler pour le repas ? » — plutôt qu’une case « handicap » ou une liste de pathologies. Et ne pas la faire figurer sur une liste affichée ou circulant entre bénévoles.
Le niveau ou l’expérience est un cas plus simple : ce n’est pas une donnée sensible, et sur une activité physique c’est une information de sécurité légitime. Formulez-la en termes d’activité — « avez-vous déjà fait une sortie de plus de 15 km ? » — plutôt qu’en termes de personne.
Certains champs se glissent dans les formulaires par habitude, sans jamais servir. Les retirer ne coûte rien et vous évite d’avoir à les protéger.
Une liste d’inscrits n’a pas vocation à devenir un fichier permanent. Après l’activité, gardez ce qui vous sert vraiment — souvent rien de plus qu’un décompte — et laissez partir le reste. Si vous constituez une liste de diffusion pour annoncer vos prochaines dates, c’est un traitement différent, qui demande un accord distinct de l’inscription.
Côté visibilité, la règle est la même pour tous : les réponses ne regardent que la personne qui organise. Une liste de participants affichée dans une salle, une capture d’écran envoyée dans un groupe, un tableur partagé par lien à tout le monde — ce sont trois façons courantes de diffuser des coordonnées sans l’avoir voulu.
Une phrase au bas du formulaire suffit dans la plupart des cas : qui collecte, pourquoi, combien de temps, et à qui écrire pour faire corriger ou supprimer. Ce n’est pas une formalité — c’est ce qui fait la différence entre une liste tenue correctement et un fichier constitué sans le dire.
Si vous organisez au nom d’une association ou d’une commune, cette phrase désigne la structure, pas la personne qui tient le tableur.
Le formulaire de base demande le minimum — nom, adresse e-mail, nombre de personnes — et le téléphone reste facultatif. Vous ajoutez vos propres questions quand elles servent, et vous les formulez comme vous voulez.
Les réponses ne sont visibles que par vous. Les données sont hébergées dans l’Union européenne, ne sont jamais revendues, et un participant peut demander leur suppression. Créer et publier une activité est gratuit.
Ce guide décrit une pratique raisonnable, pas un avis juridique : une structure qui traite des données de mineurs ou de santé de façon régulière a intérêt à faire relire sa manière de faire.
Peut-on demander les allergies alimentaires pour un repas ?
Oui, quand un repas est réellement servi et que la réponse change ce que vous préparez. Préférez une question ouverte et facultative — « quelque chose à nous signaler pour le repas ? » — et gardez la réponse hors des listes qui circulent.
Faut-il demander une autorisation parentale pour un mineur ?
Dès qu’une activité accueille des mineurs sans leurs parents, une autorisation écrite et un contact d’urgence sont l’usage. Le formulaire d’inscription en ligne sert à savoir qui vient ; l’autorisation se recueille à part, sur un document signé.
Combien de temps garder la liste après l’activité ?
Le temps qui vous sert : quelques semaines pour traiter les suites, puis rien de plus qu’un décompte. Conserver une liste nominative pendant des années « au cas où » est exactement ce que le RGPD cherche à éviter.
Peut-on réutiliser les adresses pour annoncer la prochaine sortie ?
Pas automatiquement : s’inscrire à une activité n’est pas s’abonner à vos annonces. Il faut un accord distinct, donné à ce moment-là, et un moyen simple de se désabonner ensuite.