Réunir les informations des participants avant le départ
Mis à jour le 2026-09-11
Pour un voyage, l’inscription ne suffit pas : il faut aussi savoir qui prévenir en cas de pépin, qui monte à quel arrêt, qui a besoin d’une place assise à l’avant.
Ces informations se demandent au bon moment — à l’inscription — plutôt que par une relance collective trois jours avant le départ.
Cette page ne traite que du départ en groupe. Les règles générales — ce qui se demande, ce qui mérite de la prudence, combien de temps le garder — sont dans « Quelles données demander à vos inscrits », et elles valent ici aussi.
Poser vos questions au moment de l’inscription
Chaque activité peut porter ses propres questions. Vous les écrivez une fois, et elles s’ajoutent au formulaire que remplit le participant : réponse libre, ou choix dans une liste que vous définissez.
Les réponses arrivent avec l’inscription et restent attachées à la personne. Vous n’avez pas de second formulaire à envoyer, ni de tableur à recoller ensuite.
Les quatre questions propres à un départ en groupe
Un voyage déplace des gens loin de chez eux, pendant plusieurs heures ou plusieurs jours. C’est ce qui justifie quatre questions qu’un atelier du samedi matin n’a aucune raison de poser.
La règle qui les départage est la même que partout : si vous ne savez pas dire à quel moment du voyage l’information vous servira, ne la demandez pas.
- Un contact à prévenir en cas d’urgence — nom et numéro, rien de plus.
- Le point de montée, quand plusieurs arrêts sont prévus.
- Le besoin d’un accès adapté ou d’une place précise.
- L’accord d’un responsable légal, quand le groupe comprend des mineurs.
Le numéro de pièce d’identité : presque jamais à l’inscription
C’est la question qui revient le plus souvent dès qu’un voyage passe une frontière, et c’est celle qui se pose le plus mal au moment de s’inscrire.
Un numéro de pièce d’identité ne sert qu’au moment où un transporteur ou une administration l’exige — c’est-à-dire des semaines plus tard, une fois le voyage certain. Le demander à l’inscription, c’est le collecter pour tous, y compris pour ceux qui se désisteront, et devoir le protéger d’ici là.
Pour tout ce qui touche à la santé, aux convictions ou aux origines, la règle est exposée dans « Quelles données demander à vos inscrits » : elle vaut pour un voyage exactement comme pour un cours.
Retrouver les réponses le jour du départ
La liste des inscrits affiche les réponses de chacun. Vous pouvez l’imprimer sous forme de feuille d’émargement, et cocher les présents au fur et à mesure — utile quand on compte un groupe à côté d’un car, sans réseau.
Vous pouvez aussi cocher les inscriptions dont vous vous êtes déjà occupé, pour repérer d’un coup d’œil celles qu’il reste à traiter.
Questions fréquentes
Puis-je modifier mes questions après avoir publié ?
Oui. Les inscriptions déjà enregistrées gardent les réponses données au moment où elles ont été faites.
Les réponses sont-elles visibles publiquement ?
Non. Elles ne sont visibles que de vous, dans votre espace organisateur.