Arbre de Noël du CSE : gérer les inscriptions en ligne, de l’appel aux familles à l’accueil
Pour gérer les inscriptions à l’arbre de Noël du CSE, publiez une page d’inscription par fête, avec une date par séance de spectacle et un nombre de places en personnes. Chaque salarié inscrit sa famille depuis un lien ou un QR code, et répond à une question posée pour chaque enfant : prénom et âge.
Mis à jour le 22 octobre 2026
À la date limite, vous fermez les inscriptions, vous exportez les réponses pour commander les cadeaux, et vous imprimez la liste d’accueil.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Pourquoi le tableur ne suffit plus en novembre
L’arbre de Noël se prépare à l’envers : la date qui compte n’est pas celle de la fête, mais celle où il faut passer commande des jouets. Il faut alors savoir combien d’enfants viennent, de quel âge, à quelle séance, et si les parents restent pour le goûter.
Avec un formulaire et un tableur, ces informations arrivent par morceaux. Une page d’inscription règle trois choses d’un coup : le décompte des places en personnes, la fermeture d’une séance quand elle est pleine, et une liste unique où chaque enfant a son prénom.
Les cinq décisions à prendre avant d’ouvrir
Prenez ces décisions en bureau du CSE avant de créer la page. Elles évitent de modifier l’activité une fois les familles inscrites.
- Séances : une seule séance de spectacle, ou deux (matin et après-midi) — une date par séance dans la même activité.
- Jauge : combien de personnes la salle accueille-t-elle, adultes compris — nombre de places de l’activité.
- Public : quels enfants sont concernés — à écrire dans la description.
- Date limite : jusqu’à quand accepter les inscriptions pour commander à temps — dans la description, puis fermeture à la main.
- Participation : gratuite, ou avec une participation réglée à part — prix affiché, règlement hors Agendao.
Créer l’activité et ses séances
Créez une activité « Arbre de Noël du CSE », avec le lieu, l’heure et une description. Si le spectacle est joué deux fois, ajoutez deux dates à la même activité. Les familles reçoivent un seul lien et choisissent leur séance.
Chaque date garde sa propre liste d’inscrits. Le nombre de places vaut pour toutes les dates d’une même activité. Si la séance de l’après-midi a lieu dans une salle plus petite, publiez-la comme une activité à part.
Dans la description, écrivez les enfants concernés, la date limite en gras et la raison (commande des cadeaux), le déroulé, l’accès, et la consigne en cas d’empêchement : annuler depuis l’e-mail de confirmation.
Une place = une personne. Une famille de quatre prend quatre places, pas une ligne.
Compter les places en personnes, pas en familles
La jauge d’une salle de spectacle se compte en sièges. Un salarié qui vient avec son conjoint et deux enfants occupe quatre places. Sur Agendao, la personne qui réserve indique combien de personnes viennent, et le compteur retire autant de places.
Quand il ne reste que deux places ou moins, la page l’affiche. Quand la dernière part, la séance passe en « Complet » tandis que l’autre reste ouverte. Si votre CSE limite le nombre d’accompagnants, écrivez la règle dans la description.
Poser les bonnes questions, à la bonne personne
Agendao permet une question pour la réservation entière, et une question pour chaque participant, reposée autant de fois qu’il y a de personnes. Le détail est dans Inscrire un groupe : plusieurs personnes en une réservation.
Restez sobre sur les données. Une tranche d’âge suffit souvent ; la date de naissance complète n’est pas nécessaire. Une allergie est une donnée de santé : posez-la de façon ouverte et facultative. Voir Quelles données demander à vos inscrits.
- Service ou site de rattachement — réservation entière.
- Adulte ou enfant — chaque participant.
- Prénom de l’enfant — chaque participant (facultatif pour les adultes).
- Âge de l’enfant au 25 décembre — chaque participant.
- Allergie à signaler pour le goûter — réservation, facultative.
Diffuser le lien là où les salariés lisent déjà
Les salariés s’inscrivent sans créer de compte : un nom, une adresse e-mail, et le téléphone s’ils le souhaitent. Ils reçoivent une confirmation avec un lien pour modifier ou annuler.
Diffusez le lien dans l’e-mail du CSE, sur l’intranet, et sur le panneau d’affichage avec un QR code. Le QR code de la fenêtre « Partager » mène à votre page d’organisateur, qui réunit toutes vos activités à venir. Voir Faire connaître votre activité près de chez vous.
Pour les salariés qui répondent de vive voix, un élu les inscrit lui-même depuis son espace. Rediffusez le lien une semaine avant la date limite.
Fermer à la date limite et exporter pour la commande
Le jour de la date limite, mettez l’activité en pause : la page reste en ligne, les familles inscrites gardent leur place, et aucune nouvelle réservation n’est acceptée. Vous pouvez aussi fermer une seule séance.
Ouvrez ensuite l’écran « Réponses ». Vous y trouvez une synthèse question par question, puis le détail nominatif. Les réponses s’exportent en CSV pour le fournisseur de jouets ou un tableur.
Désistements, places libérées et accueil
Une famille qui ne peut plus venir annule depuis son e-mail. Si un seul enfant est malade, on peut retirer ce seul participant : la place revient au décompte.
Quand une séance est complète, la page propose d’être prévenu si une place se libère. Toutes les personnes en attente sont prévenues par e-mail, et la première qui réserve l’obtient. Moins de 2 heures avant le début, les réservations en ligne sont fermées. Le détail est dans Liste d’attente en ligne pour un cours ou atelier complet.
La veille, imprimez la feuille d’émargement de chaque séance, ou cochez les présents sur un téléphone à l’entrée. Le pointage est conservé pour le bilan du CSE.
Cadeaux de Noël : le repère URSSAF
Selon l’URSSAF, les cadeaux et bons d’achat du CSE sont exonérés de cotisations quand leur montant global par salarié et par année civile ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 200 € en 2026. Pour Noël, ce seuil s’apprécie par enfant (jusqu’à 16 ans révolus) et pour le salarié, sous conditions.
Vérifiez votre situation auprès de l’URSSAF ou de votre expert-comptable. Source consultée le 22 octobre 2026 sur urssaf.fr, prestations du CSE exonérées sous conditions.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse rien. Si une participation est demandée, son montant s’affiche et le règlement se fait à part. Le prix affiché s’applique à chaque participant : il n’existe pas de tarif enfant distinct.
Agendao ne vérifie pas les droits : il ne connaît ni la liste des salariés ni celle des ayants droit. Ce n’est pas un logiciel de CSE : pas de billetterie de prestations, pas de gestion des subventions ni de commande de cadeaux.
Un compte appartient à une adresse e-mail. Pour que tout le bureau gère la fête, créez le compte avec l’adresse partagée du CSE.
Questions fréquentes
Les salariés doivent-ils créer un compte pour inscrire leurs enfants ?
Non. Ils réservent depuis la page de la fête avec leur nom et leur adresse e-mail. L’e-mail de confirmation contient un lien pour modifier ou annuler.
Comment connaître le nombre d’enfants par âge pour commander les cadeaux ?
Posez une question « Âge de l’enfant » à chaque participant. L’écran « Réponses » en donne la synthèse, et l’export CSV permet de trier par âge et par prénom. Voir aussi Quelles données demander à vos inscrits.
Peut-on proposer deux séances de spectacle ?
Oui. Ajoutez deux dates à la même activité. Chaque séance a sa liste et passe en « Complet » indépendamment. Si les salles diffèrent, créez deux activités.
Comment fermer les inscriptions à la date limite ?
Mettez l’activité en pause ce jour-là : les inscrits gardent leur place et plus aucune réservation n’est acceptée. Vous pouvez aussi fermer une seule séance.
Le CSE peut-il encaisser une participation via Agendao ?
Non. Le montant s’affiche à titre d’information, et le règlement se fait en dehors d’Agendao.