Réveillon et repas du Jour de l’an : gérer les réservations sans billetterie
Pour un réveillon, un repas du 1er janvier ou un repas des aînés, publiez une page de réservation avec la jauge de votre salle comme nombre de places. Chaque client réserve en une fois pour toute sa tablée : quatre personnes, quatre places. Une question à l’inscription demande le nom de la tablée, ce qui vous donne votre plan de table. Le prix s’affiche sur la page, et le règlement se fait comme vous l’avez toujours fait : sur place, par chèque ou par un autre outil.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit de réservation pour les activités de groupe. Agendao n’encaisse aucun paiement ni acompte : si vous voulez encaisser à distance, il vous faut un autre outil, et l’article dit lequel choisir selon votre cas.
Téléphone, cahier ou billetterie ?
Pour le 31, trois méthodes dominent. Le téléphone et le cahier : un restaurant du Plessis-Belleville prend ses réservations de Saint-Sylvestre par téléphone. Simple, mais il faut décrocher, noter, recompter, et rappeler les gens. Le passage en mairie : à Oisy-le-Verger, on s’inscrit au réveillon communal en mairie. Pratique pour les habitués, moins pour ceux qui travaillent aux heures d’ouverture. La billetterie : le comité des fêtes de Grandpuits propose de réserver « en ligne sur HelloAsso ou par chèque, avant le 16 décembre 2026 », et demande « le nom de votre groupe lors de la réservation pour être placés à la même table ».
La billetterie encaisse à distance, c’est son grand avantage. Mais elle a aussi ses contraintes : un compte de paiement à ouvrir, des frais ou une contribution volontaire selon l’outil, et des clients qui préfèrent payer sur place.
Une page de réservation sans encaissement se place entre les deux : elle compte les places comme une billetterie, et laisse le paiement à votre façon. Voir aussi HelloAsso ou Agendao pour des inscriptions.
Sources : Réveillon Saint-Sylvestre — Le Plessis-Belleville (Lokaly) · Réveillon communal — Oisy-le-Verger · Réveillon Saint-Sylvestre — comité des fêtes de Grandpuits
Quatre personnes, quatre places. Le compteur suit.
Jauge de la salle et réservations à plusieurs
Indiquez comme nombre de places le nombre de couverts que vous pouvez servir, ou la capacité de la salle. Chaque réservation retire autant de places qu’elle compte de personnes. Quand la dernière place part, la page passe en « Complet » et le bouton de réservation disparaît. Vous pouvez ajouter des places après coup, si vous ouvrez une deuxième salle par exemple.
La personne qui réserve indique combien de personnes viennent, puis donne son prénom, son nom et son adresse e-mail. Le téléphone est facultatif, mais utile pour un rappel par SMS. Les autres convives peuvent être nommés par leur prénom, sans obligation.
Si vous affichez un prix par personne, le total de la réservation est calculé et montré avant la validation. Le même prix s’applique à chaque participant : pour un menu enfant à un autre tarif, indiquez-le dans la description et ajustez au moment du paiement.
Agendao ne limite pas le nombre de places par réservation. Si vos tables sont de 8, écrivez-le dans la description : « Tables de 8 personnes maximum. Au-delà, faites deux réservations avec le même nom de tablée. »
Grouper par tablée
C’est la demande la plus fréquente : « on veut être avec les Dupont ». Le comité de Grandpuits la règle avec un nom de groupe, et c’est la bonne méthode.
Ajoutez une question à la réservation : « Nom de votre tablée (si vous venez avec d’autres réservations) ». Les familles qui viennent ensemble indiquent le même nom. Les réponses se lisent regroupées, activité par activité.
D’autres questions peuvent aider le service : un choix de menu, une remarque. Pour les allergies, posez une question ouverte et facultative, par exemple « Quelque chose à signaler pour le repas ? », et ne faites pas circuler la liste. Voir Quelles données demander à vos inscrits.
Date limite et désistements
Les réservations en ligne ferment d’elles-mêmes 2 heures avant le début de la soirée. Pour un réveillon, vous voudrez souvent arrêter plus tôt, pour commander chez vos fournisseurs. Annoncez la date dans la description (« Réservations jusqu’au 20 décembre »), puis mettez l’activité en pause ce jour-là. La page reste en ligne, les réservations faites restent valables, et plus aucune nouvelle réservation n’est acceptée.
Un client qui appelle après la date ? Vous pouvez toujours l’inscrire vous-même depuis votre espace, avec un prénom, un e-mail et un nombre de places, même le soir du 31. Il reçoit la confirmation et le rappel.
Chaque client reçoit une confirmation avec un lien personnel. S’il ne peut plus venir, il annule en deux clics, ou retire une seule personne de sa réservation. La place revient au compteur. Si la soirée était complète, les personnes en liste d’attente sont toutes prévenues par e-mail.
Avant la soirée, chaque client reçoit un rappel automatique avec l’heure et le lieu. Qui a réservé au moins dix jours à l’avance reçoit aussi un premier rappel une semaine avant. C’est souvent à ce moment qu’arrivent les annulations.
Repas du 1er janvier, repas des aînés, déjeuner dansant
Le soir du 31 n’est pas le seul rendez-vous des fêtes. Le 1er janvier, des restaurants servent un déjeuner du Jour de l’an. Autour de la nouvelle année, communes, comités des fêtes et associations réunissent aussi leurs habitants pour un repas des aînés ou un déjeuner dansant. Les inscriptions se gèrent comme pour le réveillon : une jauge, des réservations par tablée, une date limite et un rappel.
Si le menu ou le prix ne sont pas les mêmes, publiez le déjeuner du 1er janvier comme une activité à part, distincte du réveillon. Votre page organisateur réunit les deux : c’est son lien que vous partagez, ou son QR code que vous affichez en vitrine. Pour un déjeuner servi à midi, on réserve en ligne jusqu’à 10 h ; ensuite, vous ajoutez vous-même les clients qui appellent.
Un repas offert par la commune ou le CCAS n’a pas de prix à afficher : laissez l’activité gratuite. Dites dans la description à qui il s’adresse et comment vous le vérifiez. Beaucoup d’aînés préfèrent s’inscrire en mairie : inscrivez-les vous-même. L’e-mail est obligatoire : pour une personne qui n’en a pas, utilisez celui d’un proche, avec son accord.
Un déjeuner dansant se gère comme le réveillon. Si certains viennent seulement pour la partie dansante, créez une seconde activité avec sa propre jauge : votre traiteur connaît ainsi le nombre exact de couverts.
Acompte : ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse aucun paiement, ni le prix de la soirée, ni un acompte. La réservation est confirmée dès le clic. Le service est gratuit, sans commission, puisqu’il ne touche pas à l’argent.
Si l’acompte compte pour vous, trois façons de faire. Chèque d’acompte : « Réservation retenue à réception d’un chèque de 30 € par personne avant le 10 décembre » — vous annulez les réservations sans chèque. Acompte au comptoir : le client passe régler dans la semaine. Ou un outil d’encaissement à part pour l’acompte, et Agendao pour les places et les tables.
Si vous voulez que tout le règlement passe par un outil d’encaissement distant, une billetterie comme HelloAsso est plus adaptée. Si vous encaissez le soir même ou par chèque, une page de réservation suffit, et elle ne vous coûte rien.
La liste pour le placement
Quelques jours avant, ouvrez la liste de la soirée : chaque réservation affiche le nom, le nombre de personnes, le téléphone s’il a été donné, et les réponses aux questions. Exportez les réponses en CSV depuis l’écran « Réponses » : triez par nom de tablée, et votre plan de table se construit en quelques minutes.
Le soir du 31, l’écran d’émargement permet de cocher les arrivées à l’entrée. Voir Questions aux inscrits et émargement.
Si vous devez annuler la soirée, les clients inscrits sont prévenus par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il reste du crédit SMS. Un changement de salle est signalé par e-mail.
Questions fréquentes
Peut-on prendre un acompte à distance avec Agendao ?
Non. Agendao n’encaisse aucun paiement. Prenez l’acompte par chèque, au comptoir, ou avec un outil d’encaissement à part.
Comment placer ensemble des familles qui réservent séparément ?
Ajoutez une question « Nom de votre tablée ». Les familles qui viennent ensemble indiquent le même nom, et vous triez la liste exportée par ce nom.
Peut-on fixer une date limite de réservation ?
Il n’y a pas de clôture réglable : les réservations ferment 2 heures avant le début. Annoncez votre date limite et mettez l’activité en pause ce jour-là.
Un client peut-il annuler lui-même ?
Oui, depuis le lien de son e-mail de confirmation. Il peut aussi retirer une seule personne. La place revient au compteur.
Peut-on mettre le réveillon et le repas du 1er janvier sur la même page ?
Si le menu ou le prix diffèrent, mieux vaut deux activités. Votre page organisateur les réunit, avec un seul lien ou QR code à partager.
Un aîné sans e-mail peut-il s’inscrire au repas des aînés ?
Oui, par la mairie ou l’organisateur, qui l’inscrit depuis son espace. Utilisez l’adresse d’un proche, avec son accord : c’est elle qui recevra la confirmation et le rappel.