Mini-club et kids club : inscriptions des enfants
Pour gérer les inscriptions d’un mini-club, publiez un créneau par tranche d’âge (par exemple 4-6 ans le matin, 7-10 ans l’après-midi) avec un nombre de places fixé selon votre encadrement, et laissez le parent inscrire ses enfants depuis un lien ou un QR code. Demandez en ligne seulement le prénom et l’âge de l’enfant, un téléphone du parent joignable pendant le créneau et le numéro d’emplacement ou de chambre. Les allergies, les traitements, les autorisations de sortie et de photo se recueillent sur place, sur une fiche signée, lors du premier dépôt.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Des créneaux par tranche d’âge
Un enfant de 4 ans et un enfant de 10 ans ne font pas les mêmes activités et ne demandent pas le même encadrement. Les mini-clubs séparent donc les âges, souvent en deux ou trois groupes : petits, moyens, et un club ados à part.
Créez une activité par tranche d’âge, par exemple « Mini-club 4-6 ans » et « Mini-club 7-10 ans », avec ses propres dates. Un outil d’inscription simple ne bloque pas un enfant trop jeune : c’est le titre de l’activité et sa description qui disent à qui elle s’adresse. Une question à choix « Âge de l’enfant » posée à chaque participant permet de vérifier avant l’ouverture.
Pour un mini-club qui ouvre chaque matin de la saison, chaque activité prend une date par jour. Sur Agendao, une activité compte jusqu’à 52 dates ; pour une saison plus longue, ajoutez les dates suivantes en cours de saison. Exemple : 10 h–12 h pour les 4-6 ans, 15 h–17 h pour les 7-10 ans, 17 h–19 h pour le club ados 11-14 ans — jauge selon votre encadrement.
Le parent inscrit, pas l’enfant
C’est le parent qui réserve. Il donne son nom, son adresse e-mail et, s’il le souhaite, son téléphone ; il reçoit la confirmation, le rappel et le lien pour annuler.
Sur la page, il indique le nombre de participants, puis peut donner le prénom de chaque enfant. Écrivez dans la description de n’indiquer que les enfants qui viennent au club, pour que le compteur de places reste juste. Le compteur raisonne en personnes : deux frères et sœurs inscrits ensemble retirent deux places. Le guide Inscrire un groupe en une réservation détaille ce fonctionnement.
Si un enfant ne vient finalement pas, le parent le retire depuis son lien de gestion, sans annuler toute la réservation : la place revient aussitôt. Les parents qui passent à l’accueil sont inscrits par l’agent depuis son espace. Un numéro d’emplacement ou un téléphone seul ne suffit pas : l’adresse e-mail est obligatoire.
En ligne : prénom, âge, téléphone joignable. Sur place : allergies, autorisations, qui vient chercher.
Les questions à poser, et celles à éviter
La règle est simple : on ne demande en ligne que ce qui sert à accueillir l’enfant sur ce créneau. Tout ce qui touche à la santé reste hors du formulaire. Une donnée de santé est protégée spécialement par le RGPD, et les conditions d’utilisation d’Agendao interdisent de demander des données sensibles à l’inscription.
En ligne : prénom de l’enfant ; âge ou tranche d’âge (question à choix) ; téléphone du parent joignable pendant le créneau, avec la raison écrite à côté ; numéro d’emplacement ou de chambre (facultatif). Hors ligne, sur fiche signée au premier dépôt : allergies, traitement, autorisation de sortie, autorisation de photographier, personnes autorisées à venir chercher l’enfant. Ne demandez pas la date de naissance complète : la tranche d’âge suffit.
Le guide Quelles données demander à vos inscrits rappelle le principe. Ce guide décrit une pratique raisonnable, pas un avis juridique : un établissement qui accueille des enfants chaque jour a intérêt à faire relire sa manière de faire.
Places et encadrement
Le nombre de places d’un créneau découle du nombre d’animateurs présents et de l’âge des enfants. Ce chiffre dépend de votre organisation et de la réglementation qui s’applique à votre établissement : c’est à vous de le fixer, pas à l’outil.
Sur Agendao, le nombre de places va de 1 à 500 et vaut pour toutes les dates d’une activité, chaque date tenant son propre compte. Si un animateur manque un jour, vous pouvez réduire la jauge, sans descendre sous le nombre d’enfants déjà inscrits, ou mettre l’activité en pause.
Quand un créneau est complet, il passe en « Complet » et propose aux parents d’être prévenus si une place se libère. Les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début : pour un mini-club du matin, les inscriptions de dernière minute passent par l’accueil.
Liste d’appel et remise aux parents
Avant l’ouverture, l’animateur ouvre la liste du créneau sur son téléphone : prénoms des enfants, âge, téléphone du parent, emplacement. Il coche chaque enfant à son arrivée. Le pointage est conservé.
Le moment le plus délicat est la sortie. L’outil d’inscription ne sait pas qui est autorisé à venir chercher un enfant : cette information reste sur la fiche papier signée au premier dépôt. Prévoyez aussi une feuille imprimée : voir Feuille d’émargement à imprimer.
Côté confidentialité, gardez les listes hors des écrans partagés et des groupes de discussion de l’équipe. Après le séjour, ne conservez que ce dont vous avez besoin. Les rappels partent seuls : la veille à 18 h pour un créneau du matin, quatre heures avant pour l’après-midi, par e-mail et par SMS si le parent a laissé son numéro (20 SMS offerts chaque mois).
Ce qu’Agendao ne fait pas
Les outils dédiés vont plus loin sur le mini-club. CampAnim gère des fiches enfants avec consentements, allergies, contacts et présences, avec des accès selon le rôle. App’Live propose des options comme l’autorisation parentale pour une sortie hors du camping. GetWelcom permet aux parents d’inscrire leurs enfants au kids club depuis la guest app.
Agendao, lui, tient les places et la liste d’un créneau. Il ne gère pas de fiche enfant, ni d’autorisation signée, ni de contrôle de la personne qui récupère l’enfant, ni de tarif enfant différent (un seul prix par participant, réglé hors ligne : Agendao n’encaisse rien). Un compte appartient à une adresse e-mail : créez-le avec l’adresse de l’animation. Pour le reste du programme, voir Planning d’animations du camping.
Source : CampAnim : fiches enfants, consentements et présences
Questions fréquentes
Les parents doivent-ils créer un compte pour inscrire leur enfant ?
Non. Ils réservent depuis la page du créneau avec leur nom et leur adresse e-mail, et reçoivent une confirmation avec un lien pour annuler.
Peut-on empêcher l’inscription d’un enfant trop jeune ?
L’outil ne bloque pas selon l’âge. Publiez une activité par tranche d’âge, indiquez-la dans le titre et posez une question à choix sur l’âge de l’enfant : vous vérifiez la liste avant l’ouverture.
Faut-il demander les allergies dans le formulaire en ligne ?
Non. Une allergie est une donnée de santé. Recueillez-la sur la fiche papier remise au responsable du club lors du premier dépôt, et gardez-la hors des listes qui circulent.
Comment recueillir l’autorisation de sortie ou de photo ?
Sur un document signé par le parent, sur place. Le formulaire en ligne sert à savoir qui vient, pas à recueillir un consentement.
Un parent peut-il inscrire deux enfants en une fois ?
Oui. Il indique deux participants et peut donner leurs prénoms : deux places sont retirées du créneau. Si l’un des deux ne vient pas, il le retire sans annuler l’autre.
Le mini-club est payant : comment encaisser ?
En dehors d’Agendao, à l’accueil ou avec le séjour. La page affiche le prix à titre d’information.