Planning d’animations du camping : inscriptions par QR code
Pour gérer les inscriptions aux animations d’un camping sans papier, publiez chaque animation à places limitées (tournoi, aquagym, atelier, sortie) sur une page avec sa jauge et ses dates de la semaine, puis affichez un seul QR code à l’accueil, à la piscine et au snack. Les vacanciers scannent, voient le programme et inscrivent toute la famille en une réservation, sans compte ni application. L’animateur retrouve la liste sur son téléphone, et les rappels partent seuls. Les animations sans limite de places, comme une soirée dansante, restent sur l’affiche, sans inscription.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Du tableau en liège au lien d’inscription
Dans beaucoup de campings, le planning de la semaine est affiché à l’accueil, et chaque animation à places limitées a sa feuille : les vacanciers y écrivent leur nom, l’animateur la décroche avant de commencer. Un article du Camping Le Stap le résume ainsi : autrefois le tableau d’affichage en liège trônait au milieu du camping ; aujourd’hui, c’est l’application du lieu qui diffuse en temps réel les inscriptions aux tournois.
La feuille pose toujours les mêmes problèmes : il faut passer à l’accueil pour s’inscrire, personne ne sait d’avance s’il reste de la place, les absents ne se désinscrivent pas, et l’animateur ne sait pas joindre une famille si l’activité est déplacée pour cause de pluie.
Une application de camping règle cela, contre un abonnement. Un lien d’inscription en fait l’essentiel gratuitement : une jauge, une liste à jour, des rappels et une annulation à la portée du vacancier.
Source : Camping Le Stap : du tableau en liège à l’application d’inscriptions
Étape 1 : choisir les animations qui demandent une inscription
Toutes les animations n’en ont pas besoin. Gardez l’inscription pour celles où le nombre compte. Moins il y a d’animations sur inscription, plus le programme reste lisible.
- Tournoi de pétanque, beach-volley, ping-pong : oui — préparer les poules et les équipes.
- Aquagym, réveil musculaire, yoga : oui — jauge du bassin ou de l’espace.
- Atelier créatif, cuisine, poterie : oui — matériel limité.
- Sortie à l’extérieur (canoë, randonnée, marché) : oui — places dans le minibus, encadrement.
- Soirée karaoké, loto, spectacle : non, sauf salle très petite — pas de jauge à tenir.
Étape 2 : une semaine type à reproduire
Un programme de camping tourne sur une semaine : le tournoi de pétanque tous les mardis, l’aquagym chaque matin, l’atelier bracelets le mercredi. Construisez cette semaine type une fois.
Créez une activité par animation, décrivez-la (lieu, durée, âge conseillé, ce qu’il faut apporter, prix éventuel), puis ajoutez ses dates. Une animation hebdomadaire se répète chaque semaine jusqu’à la date de fin de saison. Une animation quotidienne prend une date par jour : une activité compte jusqu’à 52 dates, soit un peu plus de sept semaines. Pour une saison plus longue, ajoutez les dates suivantes en cours de saison ; elles rejoignent la même page.
Si une animation change d’horaire pour une semaine, modifiez cette date seule. Attention : modifier une date isolée ne met pas à jour la page de la série, qui garde les informations d’origine. Indiquez le changement dans la description. Préparez cette semaine type avant l’ouverture.
Étape 3 : une page par animation, une jauge
Fixez le nombre de places de chaque animation : 16 joueurs pour le tournoi de pétanque en doublettes, 20 personnes pour l’aquagym, 10 enfants pour l’atelier. Sur Agendao, ce nombre va de 1 à 500 et vaut pour toutes les dates d’une animation, chaque date tenant son propre compte.
Quand il ne reste que deux places ou moins, la page l’affiche ; quand la dernière part, la date passe en « Complet » et propose « Me prévenir si une place se libère ». Si une place se libère, toutes les personnes en attente reçoivent un e-mail, et la première qui réserve la prend. Les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début.
Si un même atelier a lieu dans deux espaces de tailles différentes, publiez deux activités, chacune avec sa jauge. Pour l’aquagym, le guide Réservation des cours d’aquagym en ligne détaille le cas du bassin.
Étape 4 : un QR code à l’accueil, à la piscine, au snack
Le QR code proposé dans la fenêtre « Partager » mène à votre page d’organisateur, qui réunit toutes vos animations à venir. C’est le code du camping : imprimé une fois en début de saison, il reste valable quand les semaines passent.
Où le poser : à l’accueil, à côté du planning papier ; au bord de la piscine et au snack ; sur le panneau d’animation et dans le livret d’accueil ; dans l’e-mail de bienvenue sous forme de lien. Pour un code propre à une animation, copiez le lien de l’activité et transformez-le en QR code avec un générateur. Voir Faire connaître votre activité près de chez vous.
Les pages et les e-mails d’Agendao sont en français. Avec une clientèle néerlandaise, allemande ou anglaise, ajoutez une ligne dans leur langue en tête de description.
Étape 5 : inscrire une famille en une fois
Une famille ne s’inscrit pas personne par personne. Sur la page, le parent indique combien de personnes viennent, puis ses coordonnées. Le compteur retire autant de places qu’il y a de personnes, et le parent peut donner le prénom de chacun. Le détail est dans Inscrire un groupe en une réservation.
Ajoutez les questions qui servent vraiment à l’animateur : numéro d’emplacement ou de mobil-home ; âge, posée à chaque participant ; niveau pour équilibrer les équipes. Ne demandez rien d’autre. Le prix éventuel s’applique à chaque participant : s’il y a un tarif enfant, écrivez-le dans la description et réglez-le à l’accueil.
Pour le vacancier qui préfère passer à l’accueil, l’agent l’ajoute depuis son espace avec un prénom, une adresse e-mail et le nombre de places. Un numéro d’emplacement ou un téléphone seul ne suffit pas : l’adresse e-mail est obligatoire.
Étape 6 : la liste de l’animateur
Avant l’animation, l’animateur ouvre la liste sur son téléphone : noms, nombre de personnes par réservation, réponses aux questions. Il coche les présents à leur arrivée. Le pointage est conservé : en fin de semaine, vous savez quelles animations ont fait le plein.
Au bord d’un terrain, une feuille reste pratique : imprimez-la avant l’animation et reportez les présences ensuite. Voir Feuille d’émargement à imprimer.
Les rappels partent seuls : la veille à 18 h pour une animation du matin, quatre heures avant sinon, par e-mail et par SMS si le vacancier a laissé son numéro (20 SMS offerts chaque mois). En cas de pluie, déplacez la date : chaque inscrit reçoit l’ancienne et la nouvelle date. Un compte appartient à une adresse e-mail : créez-le avec l’adresse de l’animation plutôt qu’avec celle d’un saisonnier.
Ce qu’une guest app fait en plus
Les applications de camping (App’Live, GetWelcom, BookyWay, Cool’n Camp) vont plus loin : encaissement des activités, règles du type « un créneau par jour et par vacancier », traduction automatique, notifications, lien avec le logiciel de réservation. Elles se justifient dans un grand camping qui vend ses activités ou veut tout réunir dans un même outil.
Pour un camping qui veut seulement remplir ses animations sans feuille punaisée, le lien gratuit suffit. Agendao est gratuit et n’encaisse rien : si une animation est payante, le règlement se fait hors ligne, à l’accueil. Pour le mini-club, voir Mini-club et kids club : inscriptions des enfants.
Questions fréquentes
Les vacanciers doivent-ils télécharger une application ?
Non. Ils scannent le QR code avec l’appareil photo de leur téléphone, la page s’ouvre dans le navigateur, et ils s’inscrivent sans créer de compte.
Peut-on reprendre le même planning chaque semaine ?
Oui. Chaque animation se répète chaque semaine jusqu’à la date de fin que vous choisissez, avec ses places à chaque date. Une animation quotidienne prend jusqu’à 52 dates par activité ; ajoutez les suivantes en cours de saison.
Comment inscrire une famille de quatre au tournoi ?
Le parent indique quatre personnes et peut donner le prénom de chacun. Quatre places sont retirées, et une question posée à chaque participant (l’âge, par exemple) obtient une réponse par personne.
Que faire si une animation est annulée pour cause de météo ?
Déplacez-la à une autre date : tous les inscrits sont prévenus et gardent leur place. Si elle n’est pas reportée, l’annulation prévient tous les inscrits d’un seul geste. La liste d’attente, elle, n’est pas prévenue.
Les animations payantes peuvent-elles être encaissées par Agendao ?
Non. Le prix s’affiche sur la page, et le règlement se fait hors ligne, à l’accueil ou auprès de l’animateur.
Et le mini-club ?
Il suit la même logique, avec des précautions sur les données des enfants : un créneau par tranche d’âge, le parent qui inscrit, et les informations sensibles recueillies sur place. Voir Inscriptions mini-club.