Information collective : gérer les inscriptions en présentiel ou en visio
Pour gérer les inscriptions à une information collective, publiez une seule activité qui porte toutes vos sessions, avec un nombre de places par session. Diffusez un lien ou un QR code. Les participants choisissent leur date et réservent sans créer de compte. Ils reçoivent une confirmation, puis un rappel par e-mail, et par SMS s’ils ont laissé leur numéro. Le jour J, vous pointez les présents à l’écran ou sur une feuille imprimée. Ceux qui appellent, vous les inscrivez vous-même dans la même liste.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Une limite à connaître dès le départ : pour une information collective en visio, Agendao ne transmet pas de lien de connexion privé aux seuls inscrits. La section « Présentiel ou visio » explique comment faire.
Les exemples utilisent Agendao.fr, un service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe.
Pourquoi les inscriptions coincent
Une information collective, ou « info co », réunit plusieurs personnes pour leur donner les mêmes informations au même moment : présentation d’une formation avant les tests d’entrée, recrutement en contrat d’insertion, droits des futurs parents, préparation de la retraite. Elle revient souvent chaque semaine ou chaque mois, dans une salle dont la jauge est limitée.
Les pages publiques des organismes montrent comment les inscriptions se passent aujourd’hui : par téléphone ou par mail auprès d’une personne ; par téléphone seulement ; une session par mois avec inscription obligatoire ; plusieurs canaux en parallèle ; une secrétaire qui recontacte.
Chaque méthode fonctionne, mais elle repose sur une personne. Elle note les noms, recompte les places, répond « est-ce qu’il reste de la place ? », relance les inscrits la veille et reconstitue la liste des présents. Quand cette personne est absente, plus personne ne sait où en est le compte.
Sources : Inscriptions par téléphone ou mail, places limitées (Informa Formation, Tourcoing) · Infos co sur réservation par téléphone (Emergence OI, La Réunion) · Réunion mensuelle d’information collective sur inscription (Association Espaces) · Réunions collectives « Rester parents » via le secrétariat (Caf 93)
Publier des sessions récurrentes
Une information collective qui revient n’est pas une suite d’événements séparés : c’est une seule activité avec plusieurs dates. Sur Agendao, vous ajoutez les sessions une par une, ou vous répétez une session chaque semaine jusqu’à la date de votre choix. Chaque date garde son propre nombre de places et sa propre liste d’inscrits. Le titre et la description ne s’écrivent qu’une fois. Voir Organiser des séances récurrentes.
Le participant ouvre une seule page, voit les dates à venir et choisit la sienne. Le lien reste valable d’une session à l’autre : inutile de refaire l’affiche chaque mois.
Une même activité peut avoir un lieu différent selon la date : la session de mars à l’agence, celle d’avril dans une salle municipale. Une réserve : si vous modifiez le lieu d’une date après coup, la page de la série continue d’afficher les informations d’origine. Relisez la page après chaque modification.
Écrivez un titre que le participant reconnaît : « Information collective – Titre professionnel Agent de propreté » ou « Réunion d’information futurs parents ». Dans la description, indiquez la durée, le public, ce qu’il faut apporter (CV, pièce d’identité) et ce qui se passe ensuite (tests, entretien individuel).
En visio, le lien de connexion ne doit pas figurer sur une page publique.
Présentiel ou visio
En présentiel, tout se fait sur Agendao : la réservation, la confirmation avec l’adresse, le rappel et la liste des présents.
En visio, il faut envoyer un lien de connexion aux seuls inscrits. La Caf du Rhône, par exemple, envoie un mail avec le lien de connexion le jour J. Agendao ne fait pas cet envoi. Ne mettez pas le lien dans la description : la page d’une activité est publique.
Deux solutions : garder l’inscription de votre outil de visio si le lien doit rester strictement privé — Agendao n’apporte alors rien ; ou utiliser Agendao pour la jauge et les rappels, puis envoyer vous-même le lien aux adresses de votre liste d’inscrits, la veille ou le matin même, depuis votre messagerie (en copie cachée).
Source : Envoi du lien de connexion le jour J pour les séances en visio (Caf du Rhône)
Places limitées : le compteur, la pause et la liste d’attente
Vous fixez le nombre de places de chaque session, de 1 à 500. Chaque réservation en retire autant qu’elle compte de personnes. La page affiche « Plus que 2 places » quand il en reste peu, puis passe en « Complet » d’elle-même. Vous pouvez ajouter des places après coup.
L’inscription est ferme dès le clic : il n’y a pas d’étape de validation de votre part. Si votre information collective exige une prescription d’un conseiller, écrivez-le dans la description et vérifiez la liste avant la session. La réservation en ligne ferme 2 heures avant le début. Après, un participant peut vous envoyer une demande de place, que vous acceptez ou refusez.
Besoin d’arrêter les inscriptions sans annuler, parce que la salle n’est pas confirmée ? Mettez l’activité en pause : les inscrits gardent leur place, et aucune nouvelle réservation n’est acceptée tant que vous n’avez pas relancé. Vous pouvez aussi annuler vous-même une réservation, par exemple un doublon.
Quand une session est complète, les personnes intéressées s’inscrivent sur la liste d’attente. Si une place se libère, toutes sont prévenues par e-mail, et la première qui réserve l’obtient. La place n’est pas attribuée par rang, et personne n’est prévenu dans les 2 dernières heures. Voir Liste d’attente en ligne.
Rappels : moins de chaises vides
Le participant reçoit une confirmation par e-mail dans la minute, avec l’adresse et le nom de l’organisateur. Un dernier rappel part juste avant la session : la veille au soir pour une session du matin, quelques heures avant pour l’après-midi. Celui qui a laissé son numéro le reçoit aussi par SMS, dans la limite du crédit offert de 20 SMS par mois. Ensuite, le rappel part par e-mail seulement. Celui qui a réservé au moins dix jours à l’avance reçoit aussi un premier rappel une semaine avant.
Chaque rappel permet de se désister en un geste. La place est libérée aussitôt et la liste se met à jour sans vous. Voir Réduire les absences : rappels par e-mail et SMS.
Liste des présents et émargement
Chaque session a sa liste : nom, e-mail, téléphone quand il a été renseigné, nombre de places. Vous pouvez poser des questions à la réservation (« Êtes-vous orienté par un conseiller ? », « Quel métier vous intéresse ? ») et lire les réponses regroupées. Elles s’exportent en CSV. Le jour J, un écran d’émargement permet de cocher les arrivées.
Si la salle n’a pas de réseau, imprimez la feuille d’émargement la veille : une ligne par inscrit, une case « Présent » et une ligne de signature. Attention : si un financeur impose son propre modèle d’émargement, cette feuille ne le remplace pas. Voir Feuille d’émargement à imprimer.
Diffuser par lien et QR code
Votre page organisateur réunit toutes vos activités à venir. Mettez son lien dans vos mails, sur votre site, dans la lettre d’information des partenaires, et son QR code sur l’affiche de l’accueil ou le flyer. Pour une personne qui appelle ou passe à l’accueil, inscrivez-la vous-même depuis votre espace. Sa place est décomptée comme les autres. Son e-mail est obligatoire, comme pour une réservation en ligne, et le téléphone reste facultatif. Si elle n’a pas d’e-mail, indiquez celui d’un proche, avec son accord.
Des cas par type d’organisme
Caf et partenaires (Cpam, PMI) : sessions futurs parents ou parents séparés, par lieu et par date, avec rappels ; en visio, lien à envoyer vous-même. Centre social ou mairie : fin des inscriptions par l’accueil, inscription à la main des habitants sans Internet. Organisme de formation : sessions hebdomadaires, questions à la réservation, émargement. Structure d’insertion : une session par mois, un lien unique à transmettre aux prescripteurs. Mission locale ou partenaire de France Travail : jauge par session, rappels, liste des présents.
Si vos sessions figurent déjà sur le site de France Travail, gardez ce canal. Agendao sert alors pour les personnes qui arrivent par vos autres canaux (site, partenaires, affiche) : inscrivez-les toutes dans la même liste pour garder un seul compte de places.
Pour un programme d’ateliers parentalité plus large, voir Ateliers parentalité et réunions futurs parents.
Ce qu’il ne faut pas demander
Gardez la réservation au strict nécessaire : nom, e-mail, téléphone facultatif. Ne demandez ni numéro de sécurité sociale, ni identifiant d’allocataire, ni informations de santé ou de situation familiale. Ces éléments se traitent en entretien individuel, pas sur un formulaire public.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’envoie pas de lien de visio privé aux seuls inscrits : envoyez-le vous-même ou gardez l’outil de visio. Il ne valide pas chaque inscription (prescription, éligibilité) : l’inscription est ferme dès le clic. Il n’encaisse aucune participation. Un compte appartient à une personne : pas plusieurs agents sur le même compte. La feuille d’émargement ne remplace pas le modèle imposé par un financeur. La place libérée n’est pas attribuée par rang : toute la liste d’attente est prévenue.
En contrepartie, c’est gratuit, sans commission, et les participants réservent sans compte.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une information collective ?
C’est une réunion qui donne les mêmes informations à plusieurs personnes en même temps : présentation d’une formation, d’un dispositif d’insertion ou de droits. Elle remplace une série d’entretiens individuels, et précède souvent des tests ou un entretien.
Une réunion d’information collective est-elle obligatoire ?
Cela dépend de l’organisme. Certaines sont une étape obligatoire avant une entrée en formation ou un recrutement, d’autres sont simplement conseillées. Indiquez-le clairement dans la description de votre activité.
Comment limiter le nombre de participants ?
Fixez un nombre de places par session. Quand la dernière part, la page passe en « Complet » et le bouton de réservation disparaît. Les personnes suivantes peuvent s’inscrire sur la liste d’attente.
Peut-on organiser une information collective en visio avec Agendao ?
Oui pour la jauge, les rappels et la liste. Mais Agendao n’envoie pas de lien de connexion privé aux inscrits : envoyez-le vous-même aux adresses de la liste, ou gardez l’inscription de votre outil de visio.
Comment savoir qui est venu ?
Cochez les arrivées sur l’écran d’émargement, ou imprimez la feuille la veille et reportez les présences au retour. Le pointage reste attaché à chaque session.
Les participants doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils réservent avec leur nom et leur e-mail. Ceux qui appellent ou passent à l’accueil sont inscrits par vous.