Ateliers RPE : les inscriptions en ligne des assistantes maternelles
Pour les ateliers d’éveil d’un relais petite enfance, publiez une activité par atelier, avec une date par séance et un nombre de places égal à la jauge de la salle, adultes et enfants compris. L’assistante maternelle réserve autant de places qu’elle amène de personnes : elle-même plus ses enfants accueillis. La séance se ferme quand elle est complète, une liste d’attente s’ouvre dessous, et chacune reçoit un rappel avant l’atelier.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, un service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. Les assistantes maternelles n’ont pas de compte à créer.
Pourquoi les inscriptions aux ateliers débordent
Un atelier d’éveil a une jauge stricte : une salle de motricité, un tapis, un nombre d’adultes qui peut encadrer. Et la demande dépasse souvent l’offre. Sur un forum d’assistantes maternelles, une professionnelle le résume : « nous ne pouvons pas nous inscrire souvent vu le nombre d’ass.mats ».
Les RPE font avec les moyens du bord. Chaque méthode fonctionne, mais l’animatrice recompte les places à la main, relance pour les désistements et répond aux mêmes questions.
- Une billetterie détournée. Le RPE Médoc Estuaire envoie le planning de la période, puis un lien Weezevent. Sa page précise : « 1 billet = 1 place. Ex : si une assistante maternelle vient avec 4 enfants, elle devra prendre 5 billets. » Quand c’est complet, la directrice tient une liste d’attente et prévient « en cas de désistement ».
- Un sondage par semaine. Le RPE Val d’Izé publie un lien Framadate pour chaque semaine d’ateliers.
- Le téléphone et deux listes. Le RPE Villes Sœurs prend les inscriptions par téléphone ou par mail, puis indique à chacune si elle est en liste « principale » ou « complémentaire ».
- La fiche papier. D’autres relais envoient une fiche à remplir par mail et limitent à un atelier par semaine.
Sources : Modalités d’inscription aux ateliers — RPE Médoc Estuaire · Inscription aux ateliers — RPE Val d’Izé · Animations collectives — RPE Villes Sœurs
Une place par personne présente dans la salle, adulte comme enfant.
Compter les enfants et les adultes
C’est le point qui fait déborder la plupart des outils. Une salle prévue pour 20 personnes n’accueille pas 20 assistantes maternelles : elle accueille, par exemple, 5 assistantes maternelles et 15 enfants.
La règle la plus simple est celle du RPE Médoc Estuaire : chaque personne présente dans la salle consomme une place. Sur Agendao, la personne qui réserve indique le nombre de places : une assistante maternelle qui vient avec trois enfants réserve 4 places. Le compteur retire 4 places, pas une réservation.
Les accompagnants peuvent recevoir un prénom, facultatif. L’assistante maternelle peut donc noter les prénoms des enfants, ce qui aide le jour J, ou les laisser vides.
Agendao ne sépare pas un compteur « enfants » et un compteur « adultes ». Fixez donc la jauge totale de la salle, et écrivez la règle dans la description : « Réservez une place pour vous et une place par enfant. Exemple : vous venez avec 3 enfants, réservez 4 places. » Si un atelier vise surtout un âge précis, dites-le aussi dans la description.
Publier le programme de la période en une fois
La plupart des RPE préparent un programme par période : de septembre aux vacances d’automne, puis jusqu’à Noël, et ainsi de suite.
Créez une activité par atelier : « Éveil musical », « Motricité », « Sable magique », « Comptines ». Chaque activité porte ses dates, jusqu’à 52 par activité, chacune avec son propre nombre de places et sa propre liste d’inscrites. Le titre et la description ne s’écrivent qu’une fois, et le lieu aussi s’il ne change pas. Voir Organiser des séances récurrentes.
Pour un atelier hebdomadaire au même endroit, une répétition chaque semaine jusqu’à la fin de la période suffit. Pour une sortie (une visite au musée, une matinée à la médiathèque), créez une activité à part : le lieu et la jauge ne sont pas les mêmes.
Envoyez le lien de vos activités dans votre mail de période. Les assistantes maternelles réservent depuis leur téléphone, sans compte ni mot de passe : prénom, nom, adresse e-mail, et téléphone si elles le souhaitent. Elles reçoivent une confirmation tout de suite. Si vous ouvrez les inscriptions à une date précise, publiez les activités ce jour-là, ou mettez-les en pause jusqu’à l’heure d’ouverture.
Ateliers itinérants : un même atelier dans plusieurs communes
Certains RPE intercommunaux font tourner le même atelier d’éveil de commune en commune. Ces ateliers s’adressent aux assistantes maternelles et, selon le relais, aux parents ou aux gardes à domicile venus avec les enfants.
Deux organisations sont possibles. Une seule activité avec un lieu par date : « Éveil musical » porte toutes les séances de la tournée, et chaque date a son propre lieu et son propre nombre de places. Ou une activité par commune : « Éveil musical – commune A », « Éveil musical – commune B », chacune avec son adresse, ses dates et une jauge adaptée.
Avec une activité par commune, mettez le nom de la commune dans le titre. Avec une seule activité, vérifiez le lieu indiqué pour chaque date. Utilisez la précision sur le lieu pour ce qui aide le jour J : nom de la salle, entrée, étage, endroit où laisser les poussettes. Le rappel envoyé avant l’atelier reprend l’heure et le lieu.
Votre page organisateur réunit toutes vos activités à venir. Diffusez son lien dans le mail de période, et imprimez son QR code sur le planning ou l’affiche du relais. Cette page reste la même d’une période à l’autre.
Répartir équitablement les places
L’équité est la question qui revient le plus. Quand vingt assistantes maternelles se partagent cinq places par séance, celles qui réservent dans la première heure prennent tout.
Ce qui marche sans outil spécial : une consigne écrite (« 2 ateliers maximum par période et par assistante maternelle ») que l’animatrice fait respecter en relisant la liste ; plusieurs dates pour le même atelier ; une ouverture annoncée (« Inscriptions ouvertes le lundi 3 à 13 h 30 »). Agendao ne bloque pas automatiquement le nombre de dates par personne : c’est l’animatrice qui annule au besoin une réservation en trop, et la personne est prévenue par e-mail.
Une assistante maternelle qui préfère appeler le relais n’est pas exclue. Vous l’inscrivez à la main depuis votre espace : un prénom, une adresse e-mail et le nombre de places. La place est décomptée comme une réservation en ligne, et elle reçoit la confirmation et le rappel.
En petite enfance, les désistements sont la règle.
Liste d’attente et enfants malades
L’e-mail de confirmation contient un lien personnel. L’assistante maternelle annule sa réservation en deux clics, sans appeler le relais. Si un seul enfant manque, elle peut retirer une seule personne de sa réservation : la place revient au compteur.
Quand une séance est complète, une liste d’attente s’ouvre dessous. Quand une place se libère, toutes les personnes en attente sont prévenues par e-mail, et la première qui réserve prend la place. Il n’y a ni rang ni attribution automatique. Voir Liste d’attente en ligne pour un cours ou atelier complet.
Les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début. Pour un atelier à 9 h 30, une annulation à 8 h ne remet donc pas la place en ligne. Vous pouvez toujours inscrire quelqu’un à la main, même dans ces 2 dernières heures.
Chaque inscrite reçoit un rappel automatique : la veille au soir pour un atelier du matin, par e-mail, et par SMS si elle a laissé son numéro et qu’il reste du crédit SMS. Le rappel permet de se désister en un geste, souvent assez tôt pour que la liste d’attente reprenne la place.
La liste du jour
Le matin de l’atelier, ouvrez la liste de la séance sur votre téléphone ou votre ordinateur : chaque réservation affiche le nom de l’assistante maternelle et le nombre de places. Si elle a saisi les prénoms des enfants, ils apparaissent aussi.
À l’accueil, l’écran d’émargement permet de cocher les présents au fur et à mesure. Après coup, vous savez qui n’est pas venu sans prévenir, ce qui sert pour le bilan d’activité du relais. Voir Questions aux inscrits et émargement.
Si vous devez annuler une séance, les inscrites confirmées sont prévenues par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il reste du crédit. La liste d’attente, elle, n’est pas prévenue. Un changement de salle est signalé par e-mail.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao ne sépare pas un compteur enfants et un compteur adultes : une jauge totale, et une consigne écrite. Il ne limite pas automatiquement le nombre de dates par assistante maternelle : la règle se vérifie à la main. La place libérée n’est pas attribuée au premier de la liste : toutes les personnes en attente sont prévenues, la plus rapide réserve.
Agendao n’envoie pas de message libre à toutes les inscrites : utilisez votre liste de diffusion habituelle. Il n’encaisse aucun paiement — sans objet pour un RPE. En contrepartie, le service est gratuit, sans compte pour les assistantes maternelles, et le compteur de places reste juste à tout moment.
Hors de France. Le RPE (anciennement RAM) est une structure française. En Belgique, les accueillantes d’enfants conventionnées dépendent d’un service d’accueillantes ; en Suisse romande, on parle d’accueillantes en milieu familial et de structures de coordination ; au Québec, de responsables de service de garde en milieu familial et de bureaux coordonnateurs. La même organisation des ateliers s’y applique.
Questions fréquentes
Une assistante maternelle qui vient avec 3 enfants réserve combien de places ?
4 places : une pour elle et une par enfant. Le compteur de la séance retire 4 places.
Les assistantes maternelles doivent-elles créer un compte ?
Non. Elles réservent depuis le lien, avec leur prénom, leur nom et leur e-mail. Le téléphone est facultatif.
Peut-on limiter chaque assistante maternelle à deux ateliers par période ?
Pas automatiquement. Écrivez la règle dans la description et vérifiez la liste : vous pouvez annuler une réservation en trop, la personne est prévenue par e-mail.
Que se passe-t-il quand un enfant est malade ?
L’assistante maternelle retire une place ou annule depuis son e-mail. La place est libérée aussitôt et, jusqu’à 2 heures avant l’atelier, les personnes en liste d’attente sont prévenues.
Notre atelier tourne dans plusieurs communes : faut-il une activité par commune ?
Pas forcément. Vous pouvez créer une seule activité avec plusieurs dates et un lieu différent à chaque date, ou une activité par commune. Dans les deux cas, votre page organisateur regroupe tout.
Est-ce payant pour le relais ?
Non. Créer et publier les ateliers est gratuit.