Séances collectives de sophrologie : gérer les inscriptions en ligne
Pour vos séances collectives de sophrologie, publiez une activité avec toutes les dates de la saison et un nombre de places par séance, par exemple 8 ou 10. Vos participants réservent la date qui leur convient depuis un lien ou un QR code, sans créer de compte. Ils reçoivent une confirmation, puis un rappel avant la séance. Quand c’est complet, une liste d’attente prend le relais. Le règlement se fait au cabinet, en espèces, par chèque ou par carte : Agendao n’encaisse rien et ne prend aucune commission.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, un service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe.
Comment les inscriptions se passent aujourd’hui
Les annonces de séances collectives se ressemblent : un petit groupe, une inscription obligatoire, et un numéro de téléphone.
À Lunéville, une sophrologue propose un « Samedi Sophro » par mois, 8 personnes maximum, avec inscription obligatoire par téléphone ou par e-mail. Dans la Manche, des séances collectives se tiennent en petit groupe — 10 personnes maximum — avec règlement sur place en espèces ou chèque et inscription obligatoire. Dans le Bas-Rhin, un cycle de 10 séances se fait en groupe de 10 personnes maximum, avec inscriptions uniquement par mail ou téléphone. À Dammarie-lès-Lys, une association annonce un atelier à places limitées et une inscription obligatoire par e-mail.
Le téléphone et l’e-mail marchent tant que le groupe est petit. Mais chaque appel tombe pendant une séance individuelle, chaque e-mail appelle une réponse, et le compte des places se tient sur un carnet. Quand quelqu’un se désiste, il faut rappeler les personnes qui attendaient. Et pour annoncer qu’il reste des places, il faut publier un message à la main.
Sources : Samedi Sophro, 8 places, inscription obligatoire (sophrologie-luneville.fr) · Atelier de sophrologie à places limitées, inscription par e-mail (EZEN, Dammarie-lès-Lys)
Publier vos séances
Si vos séances reviennent à date fixe, un samedi par mois ou deux lundis par mois, créez une seule activité et ajoutez-lui toutes les dates de la saison. Une même activité compte jusqu’à 52 dates. Le titre, la description et le lieu s’écrivent une fois. Chaque date garde son nombre de places et sa propre liste d’inscrits, et vous n’envoyez qu’un seul lien. Voir Organiser des séances récurrentes.
Certains cycles se suivent en entier : 8 ou 10 séances avec le même groupe. Agendao réserve date par date. Deux façons de faire : publier le cycle comme une seule activité à une seule date (toutes les dates dans la description, la réservation vaut engagement pour le cycle ; les rappels ne partent que pour cette première date) ; ou publier une date par séance et demander, dans la description, de réserver chacune d’elles. La première convient à un cycle thématique. La seconde convient aux séances ouvertes, où chacun vient quand il peut.
Beaucoup de personnes découvrent la sophrologie en groupe. Votre description répond à leurs questions avant qu’elles vous appellent : déroulement (respiration, mouvements doux, relaxation, visualisation, partage), tenue et matériel, pratique assise, debout ou allongée, âge minimum, prix et façon de le régler sur place.
Une séance de groupe à deux personnes n’a pas le même sens.
Fixer le nombre de places
Le bon chiffre dépend de la salle et de l’accompagnement. Les annonces citées plus haut tournent autour de 6 à 10 personnes. Indiquez ce nombre à la création. La page affiche « Plus que 2 places » quand il en reste peu, puis passe en « Complet » quand la dernière place part. Personne ne peut réserver une place qui n’existe pas.
Si une personne vous appelle, ajoutez-la vous-même dans votre espace, avec son contact et un nombre de places. Elle entre dans la même liste et le compteur reste juste. Vous pouvez le faire même dans les 2 heures qui précèdent la séance, quand la réservation en ligne est fermée.
Si vous fixez un minimum, écrivez-le dans la description : « séance maintenue à partir de 4 inscrits ». S’il n’est pas atteint la veille, annulez la séance. Les inscrits confirmés sont prévenus par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il vous reste du crédit. Les personnes en liste d’attente ne sont pas prévenues de l’annulation.
Prix et règlement sur place
Agendao n’encaisse aucun paiement. Le prix s’affiche sur la page, et le règlement se fait au cabinet.
- Séance à prix fixe, réglée au cabinet : le prix s’affiche, le règlement se fait sur place.
- Tarif réduit (étudiant, demandeur d’emploi) : à indiquer dans la description — un seul prix s’affiche par participant.
- Carte de 5 ou 10 séances : gérée par vos soins, sur place.
- Séance découverte gratuite : une activité à part, sans prix, ou une mention dans la description.
- Acompte ou encaissement à l’avance via une plateforme : non — rien n’est encaissé via Agendao.
Rappels et désistements
Chaque participant reçoit une confirmation dans la minute, puis un rappel juste avant la séance : la veille au soir pour une séance du matin, quelques heures avant pour une séance de l’après-midi ou du soir. Celle ou celui qui a laissé son numéro le reçoit aussi par SMS, dans la limite de votre crédit de 20 SMS par mois. Voir Réduire les absences avec les rappels.
L’e-mail de confirmation permet d’annuler sa réservation en deux clics, sans vous appeler. La place revient aussitôt au compteur.
Quand une séance est complète, les personnes intéressées s’inscrivent en liste d’attente. Si une place se libère, elles sont toutes prévenues par e-mail, et la première qui réserve prend la place. Ce n’est pas un rang : dites-le dans la description pour éviter les déceptions. Moins de 2 heures avant le début, plus personne n’est prévenu, et les réservations en ligne sont fermées. Voir Liste d’attente en ligne.
Faire revenir vos participants
Une séance collective fait souvent découvrir la sophrologie. Pour que les participants reviennent, ils doivent savoir quand a lieu la suivante. Votre page organisateur réunit toutes vos activités à venir, et les visiteurs peuvent s’y abonner avec leur adresse e-mail. Quand vous publiez une activité ou ajoutez des dates, vos abonnés reçoivent un e-mail avec le titre, la date, le lieu et le lien d’inscription. Voir Faire revenir vos participants.
Diffusez le lien ou le QR code de cette page là où vos participants vous trouvent : salle d’attente du cabinet, carte de visite, page Google de votre cabinet, réseaux, affiche à la médiathèque ou à la mairie.
Ce qu’il ne faut pas demander à l’inscription
Vos participants réservent avec leur prénom, leur nom et leur adresse e-mail. Le téléphone est facultatif. Vous pouvez ajouter des questions, mais ne demandez pas de motif de consultation, de traitement ou de contre-indication médicale : ce sont des données de santé. Les conditions d’utilisation d’Agendao interdisent de demander des données sensibles. Si une contre-indication compte, écrivez-la dans la description (« Parlez-en à votre médecin en cas de doute ») et échangez en direct avec la personne.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse pas une séance ni une carte à l’avance : le règlement se fait sur place. Il n’affiche pas un tarif réduit à côté du tarif normal : un prix par participant, le reste dans la description. Il n’inscrit pas une personne à tout un cycle en une seule réservation : une réservation vaut pour une date. Il ne prend pas de rendez-vous individuels : gardez votre agenda de consultations.
En contrepartie, c’est gratuit, sans commission, et vos participants n’ont pas de compte à créer. La même page fonctionne pour des séances en Belgique, en Suisse ou au Luxembourg.
Questions fréquentes
Combien de personnes pour une séance de sophrologie en groupe ?
Il n’y a pas de règle unique. Les séances annoncées par des sophrologues tournent souvent autour de 6 à 10 personnes. Partez de la taille de la salle et du nombre de personnes que vous pouvez accompagner.
Mes participants doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils réservent avec leur prénom, leur nom et leur e-mail, depuis le lien ou le QR code. Le téléphone est facultatif.
Puis-je inscrire une personne qui m’appelle ?
Oui. Vous l’ajoutez dans votre espace avec son contact et un nombre de places. Elle reçoit la confirmation et le rappel, comme les autres.
Que se passe-t-il si une place se libère ?
Toutes les personnes en liste d’attente sont prévenues par e-mail, et la première qui réserve prend la place, jusqu’à 2 heures avant le début.
Comment annuler une séance qui n’a pas assez d’inscrits ?
Vous annulez la séance depuis votre espace. Les inscrits confirmés sont prévenus par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il vous reste du crédit.
Le règlement passe-t-il par Agendao ?
Non. Le prix s’affiche sur la page, et le règlement se fait sur place, par le moyen de votre choix.