Ecstatic dance : gérer la jauge et les réservations sans billetterie
Pour une ecstatic dance, publiez une activité avec une date par soirée et un nombre de places égal à la jauge de la salle. Les danseurs réservent depuis un lien ou un QR code, sans compte. Quand c’est complet, une liste d’attente s’ouvre, et chacun reçoit un rappel avant la soirée. La participation, libre ou fixe, se règle sur place : Agendao n’encaisse rien et ne prend aucune commission.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, un service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe.
Pourquoi la jauge compte
Une ecstatic dance se danse pieds nus, sans paroles sur la piste et sans téléphone. Le collectif de La Rochelle décrit ce cadre : pas de mots sur l’espace de danse, pas de chaussures, mouvement libre et sans consigne. Ce cadre ne tient que si chacun a la place de bouger. Une salle trop pleine casse l’expérience, et un plancher a ses limites de sécurité.
Les organisateurs le savent et annoncent leur jauge. À Cahors, le centre chorégraphique prévient que les réservations pour les stages et l’Ecstatic Dance sont obligatoires et s’effectuent par courriel, avec des jauges limitées. À Nice, une soirée annonce une réservation obligatoire par e-mail, places limitées.
À Toulon ou à Montpellier, des organisateurs passent par Billetweb, avec un tarif affiché en avance et un tarif sur place, et précisent « Places limitées ». L’e-mail oblige à répondre à chaque danseur et à tenir le compte à la main. La billetterie convient quand on vend des billets à l’avance. Entre les deux, il y a la soirée à participation libre ou payée sur place, qui a seulement besoin d’un compteur de places juste.
Sources : Cadre de l’ecstatic dance à La Rochelle (pieds nus, silence, mouvement libre) · Réservations par courriel et jauges limitées à Cahors (Presse Agence) · Réservation obligatoire par e-mail pour une soirée à Nice (Stayhappening) · Page Billetweb d’une ecstatic dance à Montpellier, places limitées
Fixer le nombre de places
Le bon nombre est le plus petit de deux : ce que la salle permet en sécurité, et ce qu’elle permet pour danser à l’aise. Demandez la capacité au lieu qui vous accueille, puis enlevez de la marge pour l’espace de repos, les coussins du cercle d’ouverture et la table du DJ.
Si vous acceptez des personnes qui arrivent sans réservation, ne mettez pas toute la jauge en ligne. Gardez quelques places hors ligne, puis inscrivez à la main celles et ceux qui se présentent : un contact et un nombre de places, même dans les 2 dernières heures. Le compteur reste juste et la jauge n’est jamais dépassée.
Une date, une jauge, un lien : les danseurs voient s’il reste de la place.
Publier une soirée ou un cycle
Créez une activité avec la date, l’heure d’ouverture des portes, le lieu et la jauge. Dans la description, écrivez ce qu’un nouveau doit savoir : l’horaire (accueil, cercle d’ouverture, vague musicale, cercle de clôture), le cadre (pieds nus ou en chaussettes, pas de paroles sur la piste, pas d’alcool ni de substances, téléphone éteint), ce qu’il faut apporter, l’âge minimum si vous en fixez un, et la participation avec la façon de la régler.
Si vous dansez chaque mois au même endroit, publiez une seule activité avec toutes les dates de la saison, jusqu’à 52. Chaque soirée garde sa jauge et sa liste. Les habitués réservent la date qui leur convient depuis le même lien. Si l’artiste ou le lieu change d’une soirée à l’autre, une activité par soirée est plus claire. Voir Organiser des séances récurrentes.
Le lien et le QR code se partagent partout où votre communauté vous lit : groupe de messagerie, réseaux, lettre d’information, affiche au studio de yoga voisin. Celui qui le reçoit voit la date, le lieu, le prix et s’il reste de la place, sans compte à créer. Voir Partager son activité en ligne.
Participation libre, prix fixe ou chapeau
Agendao n’encaisse aucun paiement. C’est une contrainte si vous voulez vendre des billets à l’avance, et un avantage si vous préférez la participation consciente ou le chapeau.
- Participation libre ou chapeau : la réservation garde la place, la participation se donne à la sortie.
- Prix fixe payé sur place : le prix s’affiche sur la page, le règlement se fait à l’accueil.
- Tarif anticipé moins cher ou earlybird : non, rien n’est encaissé à l’avance via Agendao.
- Carte de plusieurs séances : gérée par vos soins, sur place.
- Billet remboursable : sans objet — la personne annule sa réservation, rien n’est à rembourser.
Complet : la liste d’attente
L’e-mail de confirmation permet d’annuler en deux clics. La place revient aussitôt au compteur.
Sur Agendao, quand une place se libère, toutes les personnes en liste d’attente sont prévenues en même temps, et la première qui réserve prend la place. Ce n’est pas le fonctionnement de toutes les billetteries. Un organisateur de Toulon sur Billetweb explique par exemple que la plateforme écrit d’abord à la première personne de la liste, puis à la suivante au bout d’une heure si la place n’est pas prise. Le système d’Agendao est plus rapide à remplir, mais il ne garantit pas la place à la personne inscrite la première. Dites-le dans la description pour éviter les déceptions.
Personne n’est prévenu moins de 2 heures avant le début, et les réservations en ligne ferment à ce moment-là. Pour une soirée à 19 h, une annulation à 18 h ne remet pas la place en ligne : vous pouvez la donner à quelqu’un qui se présente à la porte, en l’inscrivant à la main. Voir Liste d’attente en ligne pour un cours ou atelier complet.
Source : Fonctionnement de la liste d’attente décrit par un organisateur Billetweb à Toulon
Avant et pendant la soirée
Chaque danseur reçoit un rappel avant la soirée, par e-mail, et par SMS s’il a laissé son numéro et qu’il reste du crédit SMS. C’est le moment où les empêchés annulent, et où leur place peut encore servir. Voir Réduire les absences avec les rappels par e-mail et SMS.
Si le lieu change, les inscrits sont prévenus par e-mail. Si vous annulez la soirée, les inscrits confirmés sont prévenus par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il reste du crédit. La liste d’attente n’est pas prévenue : annoncez l’annulation aussi dans votre groupe.
À l’entrée, la liste de la soirée affiche le nom de chaque personne qui a réservé et son nombre de places. Ceux qui viennent à deux ont réservé deux places, avec un prénom facultatif pour l’accompagnant.
Danse libre et mouvement conscient
Ce guide vaut aussi pour les formats voisins de l’ecstatic dance : ateliers de danse libre, de danse intuitive ou de mouvement conscient. Ils sont souvent animés par une praticienne en massage ou en soins du corps, une professeure de yoga ou une thérapeute qui ajoute la danse à sa pratique. En Bretagne, un atelier de ce type publié sur Agendao réunit par exemple conscience corporelle, yin yoga, temps d’échange et danse libre, en petit comité, un soir de semaine, avec une participation réglée sur place.
- Une petite jauge : mettez le nombre réel (souvent une douzaine au plus) ; la page passe à « Complet » et la liste d’attente prend le relais.
- Un minimum de participants : écrivez-le dans la description (« confirmé à partir de 4 inscriptions »). S’il n’est pas atteint, annulez la séance : les inscrits confirmés sont prévenus par e-mail, et par SMS si leur numéro est valide et qu’il reste du crédit.
- Un tarif normal et un tarif soutien : indiquez le prix de base sur la page et précisez l’autre dans la description. Tout se règle sur place.
- Un cycle plutôt qu’une date : publiez une seule activité avec toutes les dates, jusqu’à 52, chacune avec sa jauge et sa liste.
- Une description pour les débutants : dites qu’il n’est pas nécessaire de savoir danser, ce qu’il faut apporter et comment se déroule la séance.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao ne vend pas de billets ni de cartes à l’avance : le règlement se fait sur place ou par un autre outil. Il n’attribue pas la place libérée au premier de la liste d’attente : toutes les personnes en attente sont prévenues en même temps. Il n’envoie pas de message libre à tous les inscrits : utilisez votre groupe habituel.
En contrepartie, c’est gratuit, sans commission, et les danseurs n’ont pas de compte à créer. Rien n’est encaissé via Agendao.
Questions fréquentes
Faut-il une billetterie pour une ecstatic dance ?
Non, si la participation se règle sur place ou au chapeau. Une page de réservation avec une jauge suffit. La billetterie devient utile si vous voulez encaisser à l’avance.
Combien de places mettre en ligne ?
La capacité de la salle, moins la marge pour l’espace de repos et le matériel. Gardez quelques places hors ligne si vous acceptez des personnes sans réservation.
Les danseurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils réservent avec leur prénom, leur nom et leur e-mail. Le téléphone est facultatif.
Que se passe-t-il quand une place se libère ?
Toutes les personnes en liste d’attente sont prévenues, et la première qui réserve prend la place, jusqu’à 2 heures avant le début.
Peut-on inscrire quelqu’un qui arrive à la porte ?
Oui. Vous l’ajoutez à la main avec un contact et un nombre de places, même dans les 2 dernières heures. Le compteur reste juste.