Planning bénévoles gratuit : inscriptions par créneau pour le Téléthon ou le marché de Noël
Pour un planning bénévoles gratuit, découpez la journée en créneaux, fixez le nombre de personnes nécessaires pour chacun, puis partagez un seul lien. Chaque bénévole choisit son ou ses créneaux depuis son téléphone, sans créer de compte. Un créneau complet n’accepte plus d’inscription, un rappel part la veille, et un empêchement libère la place.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Deux familles d’outils gratuits font ce travail. Les outils dédiés aux bénévoles, comme benevol.app ou planning-benevoles.com, gèrent des postes, des créneaux et le suivi des heures : ils conviennent dès que l’événement a plusieurs postes. Un outil d’inscription aux activités comme Agendao suffit pour un petit événement de quelques créneaux, surtout si l’association l’utilise déjà pour ses activités de l’année.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Pourquoi le tableur des bénévoles déraille
Le tableur partagé est le point de départ de presque toutes les associations : une colonne par créneau, une ligne par bénévole, un lien envoyé dans le groupe. Il fonctionne tant que l’événement est petit et que tout le monde joue le jeu.
Il déraille toujours aux mêmes endroits. Personne ne voit ce qui manque sans ouvrir le fichier et compter. Rien n’empêche le surnombre. Une cellule écrasée fait disparaître un bénévole. Personne n’est rappelé la veille. Les désistements arrivent par message et se reportent à la main.
Un outil d’inscription par créneau règle ces points d’un coup : chaque créneau a son nombre de places, se ferme quand il est plein, et les rappels partent sans vous.
Découper la journée en créneaux et en places
Avant de choisir un outil, faites le découpage sur papier. C’est lui qui décide de tout le reste.
Sur Agendao, un poste devient une activité, et chacun de ses créneaux devient une date de cette activité. Le nombre de places vaut pour tous les horaires d’une même activité : si le créneau du repas demande plus de monde, publiez-le comme une activité à part. Voir Proposer plusieurs horaires pour un même atelier.
Exemple pour un marché de Noël sur un samedi : installation vendredi 18 h–20 h (6 bénévoles) ; buvette samedi en quatre créneaux de deux heures (2 par créneau) ; stand crêpes 14 h–16 h et 16 h–18 h (3) ; rangement 18 h–20 h (6). Ici, la buvette, le stand crêpes, l’installation et le rangement font quatre activités. Installation et rangement peuvent aussi devenir une seule activité, puisqu’ils demandent le même nombre de personnes.
- Listez les postes : accueil, buvette, stand crêpes, tombola, installation, rangement.
- Choisissez une durée de créneau : deux heures est un bon compromis.
- Fixez le nombre de personnes par créneau au plus juste.
- N’oubliez pas les créneaux invisibles : installation la veille, rangement, transport du matériel.
Un lien, chacun choisit son créneau
Une fois les créneaux publiés, vous partagez un lien. Sur Agendao, chaque activité a sa page, et votre page organisateur réunit toutes vos activités à venir : c’est son lien que vous envoyez, avec son QR code pour l’affiche du local ou le panneau de la mairie.
Le bénévole ouvre la page, voit les créneaux et les places restantes, coche ceux qui lui conviennent et laisse son nom et son e-mail. Il n’a ni compte à créer ni application à installer. Son numéro de téléphone est facultatif, mais il lui permet de recevoir le rappel par SMS.
Une limite à connaître : rien ne signale à un bénévole qu’il a coché deux créneaux qui se chevauchent sur deux postes différents. Relisez les listes la veille.
- Inscrire un couple en une fois : une réservation peut compter plusieurs personnes. Voir Inscrire un groupe en une réservation.
- Poser une question : « Pouvez-vous apporter un gâteau ? », « Avez-vous une remorque ? ».
- Donner les consignes sur la page : lieu exact, entrée, tenue, personne à qui s’adresser.
Rappels la veille et désistements
Le rappel évite la moitié des absences. Sur Agendao, il part tout seul : la veille à 18 h pour un créneau qui commence le matin, quatre heures avant sinon. Il part par e-mail, et aussi par SMS si le bénévole a laissé son numéro, dans la limite des 20 SMS offerts chaque mois. Qui s’est inscrit au moins dix jours à l’avance reçoit aussi un rappel une semaine avant.
Un bénévole empêché annule en deux clics depuis son e-mail de confirmation. Sa place est libérée aussitôt et peut être reprise en ligne. Si le créneau était complet et que la liste d’attente est ouverte, toutes les personnes en attente sont prévenues par e-mail, et la première qui réserve prend la place : aucune place n’est attribuée automatiquement.
Les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début de chaque créneau. Pour un remplaçant trouvé au dernier moment, vous l’ajoutez vous-même depuis votre espace : il compte dans les places comme les autres.
Le jour J : qui est où
Le jour même, la question n’est plus « qui s’est inscrit ? » mais « qui est arrivé ? ». Ouvrez la liste de chaque créneau sur votre téléphone et cochez les bénévoles à leur arrivée. Si le réseau est faible dans la salle des fêtes, imprimez la veille une feuille par créneau. Voir Feuille d’émargement à imprimer.
Gardez la liste des téléphones à portée de main pour appeler un retardataire, et affichez le planning près de la buvette : les bénévoles savent qui prend la relève.
La répartition des tâches sur place, l’assurance et le matériel restent à organiser de votre côté. Aucun outil d’inscription ne s’en charge.
Festival à dizaines de postes : un outil dédié. Téléthon de village : un outil d’inscription suffit.
Petit événement ou festival : quel outil choisir
Le bon outil dépend du nombre de postes et de ce que vous devez rendre après l’événement. Relevé fait le 24 octobre 2026 sur les pages publiques des outils.
Le tableur partagé est gratuit mais ne ferme pas un créneau plein et n’envoie pas de rappel. planning-benevoles.com propose une offre gratuite pour les usages non commerciaux, avec missions et créneaux ; les rappels ne sont pas mentionnés sur sa page d’accueil. benevol.app est gratuit, sans plafond, open source : postes, créneaux, rappels e-mail, heures de bénévolat et attestation. Agendao est gratuit : une activité par poste, une date par créneau, fermeture automatique, rappels e-mail et SMS (20 par mois), liste d’attente.
En pratique : festival ou fête sur plusieurs jours avec dizaines de postes → prenez un outil dédié ; benevol.app est le meilleur choix gratuit que nous ayons trouvé pour ce cas. Téléthon de village, marché de Noël, kermesse avec trois ou quatre postes → un outil d’inscription aux activités suffit ; Agendao publie tout de suite, envoie des rappels par SMS et sert le reste de l’année. Un seul créneau, cinq personnes qui se connaissent → un message dans le groupe suffit.
Sources : Tarifs et fonctions de benevol.app (gratuit, open source) · Page d’accueil de planning-benevoles.com (offre gratuite non commerciale)
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao ne gère ni postes dans un même planning, ni responsables de secteur, ni heures de bénévolat, ni attestation. Pour un festival qui a besoin de ces fonctions, un outil dédié comme benevol.app convient mieux.
Agendao est gratuit pour publier des créneaux et recevoir les inscriptions. Il n’encaisse rien : si votre marché de Noël vend des emplacements ou des repas, le règlement se fait hors ligne ou par un autre outil. Une page d’activité est publique : n’y mettez rien de confidentiel. Pour la façon dont les associations l’utilisent par ailleurs, voir la page [Agendao pour les associations](/solutions/associations).
Questions fréquentes
Existe-t-il un planning bénévoles vraiment gratuit ?
Oui. benevol.app est gratuit sans plafond de bénévoles ni d’événements, d’après sa page tarifs. planning-benevoles.com propose une offre gratuite pour les usages non commerciaux. Agendao est gratuit pour publier des créneaux et recevoir les inscriptions, avec 20 SMS de rappel offerts par mois.
Les bénévoles doivent-ils créer un compte ?
Non, ni sur Agendao, ni sur benevol.app, ni sur planning-benevoles.com. Le bénévole donne son nom et son e-mail, et reçoit une confirmation avec un lien pour annuler.
Un bénévole peut-il s’inscrire sur plusieurs créneaux ?
Oui. Sur Agendao, il coche plusieurs dates d’une même activité et les réserve en une fois. Chaque créneau garde ses places et s’annule séparément.
Comment inscrire un bénévole qui n’utilise pas Internet ?
Ajoutez-le vous-même depuis votre espace organisateur, avec son prénom et son adresse e-mail. Sa place est décomptée comme une inscription en ligne, et il reçoit, lui aussi, la confirmation et le rappel. Un téléphone seul ne suffit pas : l’adresse e-mail est obligatoire.
Peut-on reprendre le planning de l’an dernier ?
Sur Agendao, vous republiez les créneaux pour la nouvelle édition, ce qui prend quelques minutes pour un petit événement. benevol.app permet de dupliquer une édition précédente en décalant les dates.
Peut-on faire payer un emplacement ou un repas aux bénévoles ?
Pas par Agendao, qui n’encaisse aucun paiement. Si une participation est demandée, le règlement se fait hors ligne ou par vos moyens habituels.