Ateliers QVT et bien-être : inscriptions des salariés par créneau
Pour remplir un atelier QVT, publiez une page par atelier avec ses horaires et son nombre de places, puis diffusez un seul lien sur l’intranet ou dans Teams. Chaque salarié choisit son créneau et s’inscrit seul, sans compte. Le créneau se ferme quand il est plein, un rappel part avant la séance, et un désistement libère la place pour un collègue.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Cette méthode convient aux ateliers collectifs : sophrologie en petit groupe, yoga sur chaise, atelier respiration, initiation à l’automassage. Pour le massage assis, qui enchaîne des passages individuels de quelques minutes, le planning fourni par le prestataire ou un outil de rendez-vous est souvent plus adapté.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe.
Créneaux individuels ou atelier collectif
Une journée bien-être mêle souvent deux formats, et ils ne s’organisent pas de la même façon. Un atelier collectif (sophrologie, yoga sur chaise, conférence sommeil) dure 30 à 60 minutes, avec 6 à 20 places et deux à quatre créneaux par jour : une page d’inscription par atelier suffit. Les passages individuels (massage assis, réflexologie) durent 10 à 20 minutes, une place par passage, quinze à trente créneaux par jour : le planning du prestataire ou un outil de rendez-vous est plus simple.
Beaucoup de prestataires fournissent déjà l’outil de réservation pour les passages individuels. Mademoiselle Violette annonce « un planning de réservation mis à votre disposition gratuitement ». Animation Bien-être écrit : « Vous recevez un lien de réservation prêt à l’emploi. Vos équipes choisissent leur créneau ». Si votre prestataire le propose, utilisez-le pour le massage.
Si vous voulez quand même publier des passages individuels sur Agendao, c’est possible : une activité, une place, et chaque passage ajouté comme une date. Mais les dates s’ajoutent une par une, ce qui devient long au-delà d’une dizaine de passages, et les réservations en ligne de chaque passage ferment 2 heures avant son début.
Sources : Mademoiselle Violette : planning de réservation gratuit pour ateliers bien-être en entreprise · Animation Bien-être : lien de réservation prêt à l’emploi pour les équipes
Découper la journée : durée, places, pauses
Partez des contraintes de la salle et de l’intervenant, pas du nombre de salariés. La durée réelle de l’atelier, accueil compris : un atelier de 45 minutes occupe un créneau d’une heure. Le nombre de places est le plus petit de trois chiffres : places de la salle, personnes que l’intervenant peut suivre, matériel disponible. Prévoyez au moins une pause par demi-journée, et un battement entre deux groupes. Un créneau à 12 h 30 attire les bureaux ; un créneau à 14 h convient mieux aux équipes postées.
Sur Agendao, un atelier devient une activité, et chaque horaire une date de cette activité. Le nombre de places vaut pour tous les horaires d’une même activité : si l’atelier de l’après-midi a lieu dans une salle plus grande, publiez-le à part. Voir Proposer plusieurs horaires pour un même atelier.
Exemple d’une demi-journée : sophrologie « gérer son stress » à 9 h 30 et 11 h (12 places) ; yoga sur chaise à 12 h 30 et 13 h 30 (10 places) ; conférence sommeil à 14 h 30 (40 places).
Un lien sur l’intranet ou dans Teams
Diffusez le lien là où les salariés lisent déjà : la lettre interne, l’actualité de l’intranet, un canal Teams, un e-mail aux managers. Pour l’affichage en salle de pause, imprimez le QR code de votre page organisateur.
Sur l’intranet, mettez un lien ou un bouton : les pages Agendao ne s’affichent pas à l’intérieur d’une autre page, comme un composant « Incorporer » de SharePoint.
Le salarié ouvre la page, choisit son horaire et s’inscrit avec son nom et son e-mail professionnel. Il peut ajouter la séance à son agenda Outlook depuis l’écran de confirmation. Pour les équipes qui ne lisent pas leurs e-mails, un responsable peut inscrire plusieurs collègues en une seule réservation : seul le responsable reçoit alors la confirmation et le rappel. Une question à l’inscription peut servir l’organisation (service ou site). Ne demandez pas d’information de santé : laissez l’intervenant en parler sur place. Voir Quelles données demander à vos inscrits.
Rappels et désistements : pas de chaise vide
Un atelier bien-être est gratuit pour le salarié. C’est justement pour cela qu’on l’oublie : une réunion tombe sur le créneau, et la place reste vide alors que l’intervenant est payé.
Sur Agendao, le rappel part seul : la veille à 18 h pour un atelier du matin, quatre heures avant pour un atelier de l’après-midi. Il part par e-mail, et par SMS si le salarié a laissé son numéro, dans la limite de 20 SMS offerts par mois. Le salarié empêché annule en deux clics depuis son e-mail, et sa place est libérée aussitôt.
Si l’atelier était complet et que la liste d’attente est ouverte, tous les collègues en attente sont prévenus par e-mail, et le premier qui réserve prend la place. Aucune place n’est attribuée automatiquement. Les réservations en ligne ferment 2 heures avant le début. Pour combler une place vide au dernier moment, ajoutez vous-même un volontaire. Le jour même, l’intervenant ou le référent QVT coche les présents sur son téléphone.
Praticiens : un lien pour chaque entreprise cliente
Sophrologue, professeur de yoga ou animateur bien-être, vous intervenez dans plusieurs entreprises. Chaque client vous demande comment ses salariés s’inscrivent. Une page par intervention répond à cette question : publiez une activité par entreprise et par intervention, envoyez le lien à votre contact RH, suivez les inscriptions dans votre espace.
Toutes vos activités apparaissent sur votre page organisateur : un salarié d’une entreprise peut voir les ateliers prévus chez une autre. Choisissez des titres neutres, comme « Sophrologie, mardi 12 h, site de Lyon », plutôt que le nom du client. Une page d’activité est publique : n’y mettez ni code d’accès ni information interne au client.
Pour un client qui revient chaque mois, publiez les séances en série : le lien reste le même d’une date à l’autre.
Après la journée : faire revenir
Le lendemain d’un atelier, les participants reçoivent une proposition de suivre vos prochaines dates. S’ils l’acceptent, ils sont prévenus par e-mail à chaque nouvel atelier publié. Pour un référent QVT, c’est une liste de volontaires qui se constitue sans tableur. Pour un praticien, c’est un moyen de remplir les séances suivantes chez le même client. Voir Faire revenir vos participants.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’encaisse rien. La prestation de l’intervenant se facture entre l’entreprise et lui, comme aujourd’hui. Il ne gère pas les rendez-vous individuels calculés à partir de disponibilités.
Il n’a pas de compte d’équipe. Un service RH peut créer le compte avec l’adresse d’une boîte partagée, pour que chaque collègue reçoive les notifications. Il n’inscrit personne d’office et n’écrit pas dans l’agenda des salariés. Pour les formations et les autres ateliers internes, voir [Inscriptions aux formations internes](/solutions/entreprises).
Questions fréquentes
Les salariés doivent-ils créer un compte pour s’inscrire ?
Non. Ils s’inscrivent avec leur nom et leur e-mail, et reçoivent une confirmation avec un lien pour annuler.
Peut-on limiter un salarié à un seul atelier ?
Pas automatiquement : rien n’empêche une personne de réserver deux horaires. Indiquez la règle dans la description, et vérifiez les listes avant la journée.
Comment éviter les places vides le jour de l’atelier ?
Le rappel automatique et l’annulation en deux clics font l’essentiel. Gardez la liste d’attente ouverte, et ajoutez vous-même un volontaire si une place se libère dans les 2 dernières heures.
Peut-on organiser une semaine QVT avec plusieurs intervenants ?
Oui. Publiez une activité par atelier, puis partagez le lien de votre page organisateur, qui les réunit toutes.
Agendao convient-il au massage assis ?
Il peut servir, avec une place par passage, mais ce n’est pas un outil de rendez-vous. Si le prestataire fournit son planning de réservation, utilisez-le.
Combien ça coûte ?
Rien pour publier les ateliers et recevoir les inscriptions, sans bon de commande. Agendao n’encaisse aucun paiement.