Organiser une formation interne ouverte aux volontaires : inscriptions, rappels et liste d’appel
Pour organiser une formation interne ouverte aux volontaires, publiez une page par session avec son horaire, sa salle et son nombre de places, puis envoyez son lien aux équipes. Chaque collaborateur s’inscrit lui-même ; les rappels, les désistements et la liste d’appel suivent sans que vous ayez à les tenir.
Mis à jour le 20 octobre 2026
Ce guide vaut pour un atelier qualité, une sensibilisation à la sécurité, une initiation à un logiciel ou un déjeuner thématique : toute session à laquelle on vient de son plein gré, dans une salle aux places comptées.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit de réservation de places pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Formation imposée ou session ouverte : deux façons de remplir
Une formation obligatoire se remplit d’en haut : les ressources humaines connaissent la liste des participants et les ajoutent à leur agenda par une invitation Outlook. Cela fonctionne, et il n’y a rien à changer.
Une session ouverte aux volontaires se remplit d’en bas : chacun décide de venir, choisit son horaire, et peut changer d’avis. C’est là qu’une invitation montre ses limites, et que la personne qui organise se retrouve à tenir un tableur à côté de son agenda.
Fixer le nombre de places de chaque session
Le bon nombre est le plus petit de trois : les places assises de la salle, le nombre de personnes que le formateur peut suivre, et le matériel disponible, postes informatiques ou supports imprimés.
Gardez une place pour l’imprévu plutôt que de remplir au maximum : un manager qui demande à envoyer un nouvel arrivant, une personne inscrite à la main parce qu’elle a répondu de vive voix.
Une page par session, un seul lien à envoyer
La page de la session répond aux questions qu’on vous poserait par e-mail : l’horaire, la salle et son accès, le public visé, ce qu’il faut apporter, et la façon d’annuler.
Si la session a lieu plusieurs fois, toutes les dates vivent sous la même activité. Le lien ne change pas, et chacun choisit son horaire.
Ce lien se diffuse là où vos collègues lisent déjà : la lettre interne, l’intranet, un canal Teams, un e-mail aux managers qui le transmettent à leurs équipes.
- Le titre : ce que l’on saura faire en sortant.
- L’horaire et la durée.
- La salle, l’étage, le bâtiment.
- Le public : tout le monde, un métier, un niveau.
- Ce qu’il faut apporter : ordinateur portable, document à préparer.
- La consigne en cas d’empêchement : annuler depuis l’e-mail de confirmation.
Les collaborateurs s’inscrivent seuls
Chacun indique son nom et son adresse e-mail professionnelle, et son téléphone s’il le souhaite. Pas de compte à créer, pas de mot de passe : la confirmation arrive par e-mail, et l’écran de confirmation propose d’ajouter la session à son agenda, Outlook compris.
Vous pouvez poser une question à l’inscription, par exemple le service ou le niveau de départ. Les réponses apparaissent dans la liste des inscrits.
Quand la dernière place part, la session passe en « Complet ». Les suivants peuvent demander à être prévenus si une place se libère.
Un désistement la veille ne laisse plus une chaise vide.
Les rappels, les désistements et la liste d’attente
Les rappels partent sans vous : la veille à 18 h pour une session du matin, quatre heures avant sinon, par e-mail et par SMS quand le collaborateur a laissé son numéro. Qui s’est inscrit au moins dix jours à l’avance reçoit aussi un rappel une semaine avant.
Un collaborateur empêché annule en deux clics depuis son e-mail. La place revient aussitôt, et les personnes en liste d’attente sont prévenues : la première qui confirme la prend. Les réservations en ligne ferment deux heures avant le début.
Le jour J : la liste d’appel
Ouvrez la liste des inscrits sur un téléphone ou une tablette et cochez les présents à mesure qu’ils arrivent. Vous pouvez aussi imprimer une feuille d’émargement pour la faire signer.
Après la session, vous savez qui est venu. Les participants reçoivent le lendemain la proposition de suivre vos prochaines sessions : quand vous en publiez une nouvelle, ils en sont prévenus par e-mail.
Organiser à plusieurs
Un compte Agendao appartient à une adresse e-mail. Pour qu’une équipe entière gère les sessions, créez-le avec l’adresse de la boîte aux lettres partagée du service, formation@ ou qualite@ par exemple.
La connexion se fait par un code envoyé à cette adresse : chaque membre du service qui ouvre la boîte peut se connecter, et les notifications d’inscription y arrivent pour tous.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao n’inscrit personne d’office et n’écrit pas dans l’agenda des collaborateurs. Il ne crée pas de réunion Teams : pour une session à distance, mettez le lien de la réunion dans la description.
Ce n’est pas un logiciel de gestion de la formation : il ne tient ni plan de formation, ni compteur d’heures, ni facturation, et n’encaisse rien. Publier est gratuit.
Questions fréquentes
Faut-il que les collaborateurs créent un compte ?
Non. Ils s’inscrivent depuis la page de la session avec leur nom et leur adresse e-mail. L’e-mail de confirmation leur permet d’annuler, et l’écran de confirmation d’ajouter la session à leur agenda.
Peut-on inscrire soi-même un collègue ?
Oui. Depuis la liste des inscrits, vous ajoutez à la main la personne qui vous a répondu de vive voix ou par téléphone. Elle compte dans les places comme les autres inscrits.
Et pour une formation obligatoire ?
Gardez l’invitation Outlook. Quand la liste des participants est décidée d’avance, l’ajouter à leur agenda reste le plus simple.
Combien cela coûte-t-il ?
Rien. Publier une session et recevoir des inscriptions est gratuit, sans abonnement ni bon de commande.