Gérer les inscriptions à plusieurs depuis une boîte aux lettres partagée
Pour gérer les inscriptions à plusieurs, créez le compte Agendao avec l’adresse de la boîte aux lettres partagée du service, formation@ ou animation@ par exemple. La connexion se fait par un code envoyé à cette adresse : chaque agent qui ouvre la boîte peut se connecter, et les inscriptions, les désistements et les questions des participants y arrivent pour toute l’équipe.
Mis à jour le 20 octobre 2026
Dans les administrations, les collectivités et les entreprises, c’est souvent déjà ainsi que fonctionne un service : une boîte commune, consultée par plusieurs personnes, qui ne dépend pas de qui est présent cette semaine.
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit de réservation de places pour les activités de groupe.
Boîte partagée, boîte fonctionnelle, boîte générique
Le même usage porte plusieurs noms selon les maisons. Tous désignent une adresse qui appartient à un service et non à une personne.
- Boîte aux lettres partagée, ou « BAL partagée » : le nom donné par Outlook et Exchange. Elle apparaît dans le dossier de chaque agent qui y a accès.
- Boîte fonctionnelle : le terme courant dans la fonction publique et les collectivités.
- Boîte générique, adresse de service : formation@, accueil@, qualite@, rh@.
- Boîte mail de groupe, ou liste de groupe : les messages sont redistribués à chaque membre, comme avec Google Groupes.
Créer le compte avec l’adresse du service
À la création du compte, saisissez l’adresse de la boîte partagée plutôt que la vôtre. Agendao y envoie un code à six chiffres : il n’y a pas de mot de passe à créer, à noter ni à transmettre.
Chaque agent qui veut se connecter demande un code depuis son poste ; le code arrive dans la boîte commune, et il le saisit. Un collègue qui n’a pas accès à la boîte ne peut pas se connecter.
Si le compte existe déjà à votre adresse personnelle, changez-la dans les paramètres : un code est envoyé à la boîte partagée pour confirmer, puis votre ancienne adresse est prévenue du changement. Les activités et leurs inscrits restent attachés au compte.
Donnez au compte le nom du service, « Service formation » ou « Médiathèque », plutôt que celui d’un agent : c’est ce nom que voient les participants.
Quand un participant pose une question, la réponse de n’importe quel agent lui parvient directement.
Ce qui arrive dans la boîte
Tout ce qu’Agendao envoie à l’organisateur arrive dans la boîte commune, et chacun le voit.
Les questions des participants arrivent avec leur adresse en réponse : l’agent qui répond depuis la boîte partagée écrit directement à la personne, sans recopier son adresse.
- Les codes de connexion.
- Les nouvelles réservations et les désistements, si vous avez activé ces notifications.
- Le récapitulatif du matin et du soir.
- Les questions posées par les participants.
Les congés, les absences, les départs
La personne qui a publié l’atelier part en congé ? Le collègue qui la remplace se connecte avec un code reçu dans la même boîte, retrouve la liste des inscrits et répond aux questions. Rien n’a été transmis à la main.
Quand un agent quitte le service, son accès à la boîte lui est retiré par les moyens habituels de votre messagerie, et il ne peut plus se connecter à Agendao. Il n’y a rien à changer de votre côté.
Trier les messages dans la boîte
Une boîte partagée reçoit beaucoup. Une règle de messagerie qui range les messages d’Agendao dans un dossier à part évite qu’une inscription se perde entre deux courriers.
Convenez aussi de qui traite quoi : qui répond aux questions, qui vérifie la liste la veille. La boîte partagée rend l’information visible à tous ; elle ne décide pas qui s’en occupe.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Agendao ne gère pas d’équipe à l’intérieur du compte : pas de rôle par agent, pas d’historique de qui a fait quoi. Tous ceux qui accèdent à la boîte partagée ont les mêmes droits sur les activités du compte.
La connexion avec Google ne sert que si l’adresse du service est elle-même un compte Google ; sinon, la connexion par code suffit. Publier est gratuit.
Questions fréquentes
Faut-il partager un mot de passe entre collègues ?
Non. Il n’y a pas de mot de passe : chaque connexion se fait par un code à six chiffres envoyé à l’adresse du compte. Avec une boîte partagée, chaque agent qui y a accès reçoit ce code.
Plusieurs agents peuvent-ils être connectés en même temps ?
Oui. Chacun se connecte depuis son propre poste avec le code reçu dans la boîte partagée.
Peut-on passer d’une adresse personnelle à la boîte du service ?
Oui, depuis les paramètres du compte. Un code envoyé à la boîte partagée confirme le changement ; les activités et leurs inscrits sont conservés.
Les participants voient-ils l’adresse de la boîte partagée ?
Ils voient le nom du compte. Quand l’un d’eux pose une question, la réponse part de la boîte du service, avec son adresse.