Activités des clients d’un hôtel, spa ou thalasso : planning et QR code
Pour que les clients d’un hôtel, d’un spa ou d’une thalasso réservent leurs activités sans passer par la réception, publiez chaque activité (yoga sur la terrasse, aquagym, sortie vélo) sur une page avec son nombre de places, puis affichez un QR code en chambre et à la réception. Le client scanne, choisit son créneau et réserve sans compte ni application. Ajoutez une question « numéro de chambre », laissez les rappels partir seuls, et réglez ce qui est payant à la réception, car une page d’inscription gratuite n’encaisse rien.
Mis à jour le 29 octobre 2026
Les exemples utilisent Agendao.fr, service gratuit d’inscriptions en ligne pour les activités de groupe. La méthode vaut quel que soit l’outil.
Ce que les clients demandent à la réception
Dans un hôtel qui propose des activités, les mêmes questions reviennent au comptoir : à quelle heure est le yoga demain, reste-t-il de la place, où se retrouve-t-on, faut-il apporter une serviette. Chaque réponse prend une minute à la réception, et la liste papier de l’activité ne dit pas toujours la vérité.
Les grandes structures règlent ce problème avec une guest app reliée à leur logiciel hôtelier. Un petit hôtel, un spa indépendant ou un centre de bien-être a souvent besoin de moins : un planning lisible, une jauge respectée, et une liste à jour pour la personne qui anime.
Guest app ou simple lien : quand chacun suffit
Les deux approches existent et ne répondent pas au même besoin. Une guest app reliée au logiciel hôtelier identifie le client par sa chambre, peut facturer sur la note et gérer room service ou check-in, contre un abonnement et un projet avec l’éditeur. Un simple lien d’inscription fait réserver une activité à places limitées, demande le numéro de chambre, et se met en place en quelques minutes, gratuitement — sans facturation sur la chambre ni tarifs par type de séjour.
Hoteligy propose un module de réservation d’activités (salle de sport, circuit spa, yoga, kids club) avec contrôle de capacité, tarifs par segment et facturation sur la chambre grâce à l’intégration avec des logiciels hôteliers ; les prix sont donnés sur proposition. Pynbooking inclut une GuestApp : les clients s’inscrivent aux cours de yoga depuis leur navigateur après avoir scanné un QR code en chambre. Saoma, pour les spas d’hôtel, prévoit un QR code en chambre et une réservation sans compte, avec encaissement via Stripe et intégration à Opera Cloud et Mews ; il vise surtout les soins individuels.
Si vous voulez la facturation sur la chambre ou des tarifs par type de séjour, ces outils sont faits pour cela. Si vous voulez seulement que vos activités de groupe se remplissent sans file d’attente à la réception, un lien suffit.
Sources : Hoteligy : module de réservation d’activités hôtelières · Pynbooking : GuestApp et inscriptions aux activités
Étape 1 : une page par activité
Créez une activité par type de séance : « Yoga sur la terrasse », « Aquagym », « Sortie vélo vers le port ». Décrivez-la une fois : durée, niveau, tenue, prix éventuel. Ajoutez ensuite les dates : une séance qui revient chaque matin se répète chaque semaine jusqu’à la date de fin, et une activité compte jusqu’à 52 dates.
Fixez le nombre de places selon la salle, le bassin ou l’encadrement. Sur Agendao, ce nombre va de 1 à 500 et vaut pour toutes les dates d’une activité, chacune tenant son propre compte. Quand il ne reste que deux places ou moins, la page l’affiche ; quand la dernière part, la date passe en « Complet » et les autres restent ouvertes.
Pour un cours d’aquagym, le guide Réservation des cours d’aquagym en ligne détaille le cas du bassin.
Étape 2 : un QR code en chambre et à la réception
Le QR code proposé dans la fenêtre « Partager » mène à votre page d’organisateur, qui réunit toutes vos activités à venir. Pour un hôtel, c’est souvent le bon choix : un seul code, imprimé une fois, qui reste valable quand les dates passent et qui montre tout le programme de la semaine.
Où le poser : sur un chevalet en chambre, à côté des informations Wi-Fi ; au comptoir de la réception et à l’entrée du spa ; dans le livret d’accueil et l’e-mail envoyé avant l’arrivée ; sur l’écran ou le présentoir du hall.
Si vous voulez un code qui mène directement à une seule activité (par exemple au bord de la piscine pour l’aquagym), copiez le lien de l’activité et transformez-le en QR code avec un générateur. Le guide Faire connaître votre activité près de chez vous explique comment utiliser le QR code sur une affiche.
Étape 3 : numéro de chambre et questions utiles
Le client réserve avec son prénom, son nom et son adresse e-mail ; le téléphone est facultatif et sert au rappel par SMS. Vous pouvez ajouter vos propres questions, obligatoires ou facultatives, posées à la réservation entière ou à chaque participant.
Le numéro de chambre sert à retrouver le client et à préparer le règlement à la réception : gardez-le facultatif pour laisser réserver les clients extérieurs. Une question à choix « client de l’hôtel ou visiteur extérieur ? » aide à appliquer le bon tarif à la réception. Le niveau (débutant, habitué) se pose à chaque participant. Ne demandez pas de problème de santé en ligne : renvoyez vers l’encadrant.
Les conditions d’utilisation d’Agendao interdisent de demander des données sensibles à l’inscription. Le guide Quelles données demander à vos inscrits aide à rester sobre.
Étape 4 : clients du séjour et clients extérieurs
Beaucoup de spas et de thalassos ouvrent leurs cours au public. Avec un lien public, les deux publics réservent sur la même page. Comme il n’y a qu’un prix affiché par participant, indiquez les deux tarifs dans la description (« 15 € pour les clients de l’hôtel, 22 € pour les visiteurs, à régler à la réception ») et posez la question « client de l’hôtel ou visiteur ? ». Si vous voulez réserver une partie des places aux clients du séjour, publiez deux activités distinctes, chacune avec sa jauge, et ne diffusez la seconde qu’en chambre.
Pour le client qui réserve au comptoir, la réception l’ajoute depuis son espace avec son prénom, son adresse e-mail et le nombre de places. Il reçoit, lui aussi, la confirmation et le rappel. Un numéro de chambre ou un téléphone seul ne suffit pas : l’adresse e-mail est obligatoire. Sa place est décomptée comme une réservation en ligne : il n’y a plus de cahier à côté de la page.
Étape 5 : rappels le jour même
Les rappels partent seuls : la veille à 18 h pour une séance du matin, quatre heures avant pour une séance de l’après-midi ou du soir. Ils partent par e-mail, et par SMS si le client a laissé son numéro, dans la limite des 20 SMS offerts chaque mois. Le SMS part vers les numéros de France, de Belgique, de Suisse, du Luxembourg, du Canada et des départements d’outre-mer ; ailleurs, seul l’e-mail part.
Le client qui change d’avis annule depuis son e-mail de confirmation, et sa place revient aussitôt. Jusqu’à 2 heures avant le début, elle se réserve de nouveau en ligne ; si la séance était complète, toutes les personnes en liste d’attente sont prévenues. Dans les 2 dernières heures, les réservations en ligne sont fermées. Pour un cours à 9 h, dites à la réception que les inscriptions de dernière minute passent par elle.
Avant la séance, l’animateur ouvre la liste sur son téléphone et coche les présents. Le guide Réduire les absences : rappels par e-mail et SMS détaille ce fonctionnement.
Clientèle internationale
Les pages de réservation et les e-mails d’Agendao sont aujourd’hui en français. Pour une clientèle étrangère, ajoutez en tête de la description une ligne en anglais (« Yoga on the terrace, 45 min, all levels, book below ») et gardez des titres simples. Une guest app multilingue reste plus adaptée si la majorité de vos clients ne lit pas le français.
Ce qu’Agendao ne fait pas
Aucun encaissement : le prix s’affiche sur la page ; le règlement se fait à la réception, ou il est compris dans le séjour. Pas de facturation sur la chambre ni de lien avec le logiciel hôtelier : le numéro de chambre est une réponse saisie par le client, pas une donnée importée.
Pas de tarif par type de client : un seul prix par participant, les autres tarifs vont dans la description. Un compte appartient à une personne : pour que toute la réception gère les activités, créez le compte avec l’adresse partagée de l’hôtel. Pas de réservation de soins individuels avec choix du praticien et de la cabine : c’est le métier des logiciels de spa.
Questions fréquentes
Les clients doivent-ils installer une application pour réserver ?
Non. Ils scannent le QR code avec l’appareil photo de leur téléphone, la page s’ouvre dans le navigateur, et ils réservent sans créer de compte.
Peut-on ouvrir les activités aux clients extérieurs ?
Oui. La page est publique : vous pouvez la partager sur votre site ou vos réseaux. Pour garder des places aux clients du séjour, publiez une activité réservée à la diffusion en chambre et une autre ouverte à tous.
Comment faire payer une activité ?
En dehors d’Agendao : à la réception, sur la note par vos propres moyens, ou en l’incluant dans le séjour. La page affiche le prix à titre d’information.
Comment savoir dans quelle chambre est le client ?
Ajoutez une question « numéro de chambre » au formulaire. La réponse apparaît à côté du nom dans la liste des inscrits et dans l’export.
Que se passe-t-il si un client s’inscrit et ne vient pas ?
Il reçoit un rappel avant la séance, avec un lien pour annuler. Le jour même, l’animateur pointe les présents : vous savez ensuite qui n’est pas venu.
Peut-on réserver une activité moins de 2 heures avant ?
Pas en ligne : les réservations ferment 2 heures avant le début. Le client peut envoyer une demande de place, ou la réception l’ajoute elle-même s’il reste de la place.